Adresstabelle Struktur Felder

[baumina]

Hallo ihr Lieben,

ich brauch mal ein wenig Gedankenaustausch mit euch.

Meine Adress-Tabelle (mysql) ist im Moment folgendermaßen aufgebaut:
- Anrede
- Name1
- Name2
- Zusatz
- Strasse
- Land
- PLZ
- Ort
... uvm.

Nun kommt mein Chef und möchte statt Name1, Name2, Zusatz (alles String-Felder) nur noch ein Memo-Feld, da ihm oft die 3 Zeilen für die Anschrift nicht ausreichen. Ich finde die Idee nicht ganz so toll, weil es viele Nachteile bringt (z.B. keine Such/Sortiermöglichkeit der Einzelfelder).

Für euch noch als Zusatzinformation: Außer der Adresstabelle habe ich noch eine Ansprechpartnertabelle. Mein Adressprogramm exportiert die Adressen und Ansprechpartner ins Outlook und stellt eine Accessdatenbank für Word-Serienbriefe zur Verfügung. Alle meine anderen Programme, die Kunden/Lieferantenadressen nutzen, greifen ebenfalls auf diese Datenbank zu. Dann habe ich noch einige Reports in meinem Programm wie z.B. Adressaufkleber.

Weitere Nachteile wären, dass ich in den Reports oder auch in den Wordserienbriefen die Felder nicht mehr einzeln reinnehmen kann und ggf. die Schriftgröße für Name1 anders als für Name2 zu machen.

Irgendwie möchte ich das Memofeld meinem Chef ausreden, weiß aber auch nicht wirklich wie ich ihm eine gute Alternative anbieten kann, außer einem Feld Name3. Habt ihr mir evtl. ein paar Ideen und Denkanstöße zu dem Thema?

[Neutral General]

Also erfahrungsgemäß kann es sein dass Name1-N schon zu grob ist weil du vllt. für einige Sachen den Vor- oder/und Nachnamen benötigst und den dann aus Name1-N "herausraten" musst.

Mit einem Memo wird es noch problematischer.
Ich würde auch davon abraten.

[mkinzler]

Ich würde die Tabelle weiter normalisieren.

Die Adresse würde in eine eigene Tabelle auslagern. Wenn vorhanden auch die Kommunikationsnummern ( Tel. /Fax / Email / ...)
Name2, Zusatz, ... würde ich auch in eine Tabelle auslagern. so sind beliebig viele Felder möglich.
Diese kann man dem Programm dann ja gesamt als Memo bereistellen

[jobo]

Vielleicht erklärst Du Deinem Chef, dass der Brieftext nicht in den Adressteil gehört! ;)

Also ernst. Die Variante von Markus wäre natürlich die richtige Richtung, aber auch einiges an Änderung. Als kleinen Schritt würde ich tatsächlich von meinem Chef wissen wollen, was denn da alles rein soll (also um welche Daten es sich tatsächlich handelt)

Bspw. Firmenname, Gesellschaftsform, Abteilung, .. ?
Das sind btw. alles auch Felder, die man in Outlook findet und nutzen kann / könnte.

Damit hast Du jedenfalls eine feste Zuordnung und landest hier nicht in 2 Wochen mit der Frage:
"Ich hab jetzt hier so eine Datenliste je Adresse.., da will mein Chef, dass ich das nach Abteilung sortiere, vor der Abteilung steht immer CR, dann die Abteilung, dann semikolon, außer es ist Vollmond" ..

Beliebige Varianten sind denkbar. Die Variante Deines Chefs sichert allerdings Deinen Arbeitsplatz.

[Perlsau]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248158)

Nun kommt mein Chef und möchte statt Name1, Name2, Zusatz (alles String-Felder) nur noch ein Memo-Feld, da ihm oft die 3 Zeilen für die Anschrift nicht ausreichen. Ich finde die Idee nicht ganz so toll, weil es viele Nachteile bringt (z.B. keine Such/Sortiermöglichkeit der Einzelfelder).

Um die Suchmöglichkeiten nicht zu verlieren, würde ich das Feld für das Memo (vermutlich ein Blob-Feld) einfach zusätzlich anlegen, denn sonst beschwert sich dein Chef irgendwann über mißlungene Abfragen. Auch auf dem Eingabeformular würde ich in diesem Fall einfach zusätzlich das DBMemo platzieren und es so einrichten, daß dieses nach Eingabe in die entsprechenden Eingabe-Edits (Namen etc.) automatisch ausgefüllt wird. Danach kann dein Chef ja in dem Memo nach Belieben herumeditieren.

[p80286]

:kotz:Nunja, Dein Chef hat da nich ganz unrecht den Namen in drei Zeilen zu packen hat was für sich, insbesonders wenn die Datenpflege von einer gut ausgebildeten Kraft durchgeführt wird. Und natürlich wenn er sich auf reine Adressdatenpflege beschränkt.

Sollte etwas mehr benötigt werden (z.b. Abgleich der Daten und Überprüfung auf Doubletten) wächst der Arbeitsaufwand expotentiell.

Zugegeben, es ist nicht ganz einfach
"Prof. Dr. Graf Manfred Wilhelm von der Elst" richtig zu erfassen (es soll ja noch Länder geben in denen der Adel noch nicht ausgestorben ist)
nett ist auch "Mara van der Poorten" oder "Ursula ten Haaf".
Aber eine Namenssortierung (z.B.) ist nur bei einer ordentlichen Aufspaltung des Namens möglich.
Es kann garnicht genug Felder geben, um Personendaten zu erfasen.

Gruß

K-H

Nachtrag:

Zitat:

Danach kann dein Chef ja in dem Memo nach Belieben herumeditieren.

Und nach dieser Selbstverwirklichung kann dann irgend ein *** wieder alles hinbiegen. :kotz:
(entschuldigt aber das mußte mal gesagt werden)

[sx2008]

Also die Maximalanforderung an die Namenszeilen sind 8 Namenszeilen.
Diese Anforderung kam von einem unserer Kunden (Bundesministerium für Kultur, Jugend und Sport oder so ähnlich).
Anscheinend sind manche Leute im deutschen Lehrbetrieb recht ehrenkäsig und wollen mit vollem Titel (Professor Dr. Dr.) angeschrieben werden. (sie werden stinkig wenn nicht alle akademische Titel aufgeführt werden)
Andererseits wollen Sie aber Post nicht selbst entgegennehmen so dass noch Platz für den Namen der Sektretärin oder Stellvertreter vorhanden sein muss.

Also mehr als 8 Namenszeilen werden's nicht - das ist die gute Nachricht. :-D

[baumina]

Anlass der ganzen Diskussion war jetzt genau eine Adresse, die Probleme macht:

momentan:
Anrede : Firma
Name1 : BlaBla GmbH
Name2 : Herrn Hans Mustermann
Zusatz : Abteilung Unwichtig

Namensänderung der Firma ... die heißt nun:
Anrede : Firma
Name 1 : WirHeißenJetztAnders GmbH
Name 2 : wunderbare Lösungen und mehr
Zusatz : Herrn Hans Mustermann
[Nun fehlt ein Feld] : Abteilung Unwichtig

Das Problem ist, dass sich mein Chef angewöhnt hat in der Hauptadresse den Ansprechpartner, der den Brief bekommen soll zu erfassen. Das liegt daran, dass er, wenn er Serienbriefe schreiben will meist nur die Hauptadressen selektieren will und nicht die einzelnen Ansprechpartner.

Das Programm ist uralt, krank und einfach nur ätzend zu ändern und die Daten da drin sind mindestens genauso grauenhaft. Es gibt oft Ansprechpartner, die "Hotline" heißen und dann kommt die Frage, warum im Outlook mehrere Kontakte Namens "Hotline" zu finden sind.

[jobo]

Tja, was soll man da sagen, so ist das mit Chefs.
Ansprechpartner nur noch per Nachschlagefeld auswählbar machen. Die müssen natürlich zuvor richtig eingegeben worden sein, ala SAP.

[baumina]

Zitat:

Zitat von sx2008 (Beitrag 1248170)

... 8 Namenszeilen ...

Wow, hab mich grad mal in die DIN 5008 eingelesen, die sprechen von 6 Adresszeilen. Allerdings lassen sie offen wie viele es maximal werden dürfen, sie schreiben nur, dass man in Sonderfällen die oberen 3 Zeilen er Zusatz- und Vermerkzone für die Anschrift mitbenutzen darf und sollte auch das nicht ausreichen, darf man die Schrift auch noch verkleinern, um noch mehr Zeilen in das Anschriftenfeld rein zu quetschen.

Danke für all eure Anregungen, durch die ganzen anderen Programme, die mit dran hängen, ist jede Art von Änderung mit einiger Arbeit verbunden. Am schlimmsten wird wohl das Zusammensammeln und Ändern aller Wordvorlagen und aller Reports ... mir graut *brrr

[Sir Rufo]

Nimm doch für Name und Zusatz jeweils ein Memo-Feld und ein Feld als AnzeigeName (für Listen)

Code:

Anrede : VARCHAR
AnzeigeName : VARCHAR
Name : TEXT
Zusatz : TEXT
Strasse : VARCHAR
LAND : VARCHAR
PLZ : VARCHAR
ORT : VARCHAR

Bau dir während der Eingabe schon mal das komplette Adressenfeld zusammen (Vorschau und Kontrolle).
Die gesamte Adresse darf halt nicht mehr als x Zeilen haben (das was du intern darstellen kannst).
Es soll ja auch Adressen geben, da gibt es keine Straßenangabe -> eine Zeile mehr für ...

Die Adresse ist eben nur dann gültig, wenn die Anzahl der maximalen Zeilen nicht überschritten wird.

Zitat:

Firma
WirHeißenJetztAnders GmbH
wunderbare Lösungen und mehr
Herrn Hans Mustermann
Abteilung Unwichtig
Rübensamenstraße 45
12345 Rübenacker

Auf dem Brief dann z.B. so

Zitat:

Firma
WirHeißenJetztAnders GmbH
wunderbare Lösungen und mehr
Herrn Hans Mustermann
Abteilung Unwichtig
Rübensamenstraße 45

12345 Rübenacker

[p80286]

Mal stark verkürzt dargestellt (da fehlen noch ein paar Felder)

Code:

Name: ganz dolle Firma
Vorname:
akadTitel:
Kontakt für:
Anschrift: Firma ganz doller Laden #13#10mit edellösungen (Mehrzeilige Eingabe möglich)
Stadt: Unterwasserdorf
PLZ: 01235
Staat: Niemandsland

Name:Mustermann
Vorname:Heinz
akad Titel: Dr.
Kontakt für: Ganz dolle Firma (in der DB natürlich der richtige Schlüssel) 
Anschrift: Abt. Materialzerprüfung
Stadt: Unterwasserdorf
PLZ: 01235
Staat: Niemandsland


Name:Mustermann
Vorname:Heinz
akad Titel: Dr.
Kontakt für:
Anschrift: Am E-Werk 598
Stadt: Unterwasserdorf
PLZ: 01235
Staat: Niemandsland

Im Adressaufkleber wird dann daraus
Firma ganz doller Laden
mit edellösungen
Dr. Heiz Mustermann
Abt. Materialzerprüfung
01235 Unterwasserdorf
Niemandsland


Die Ausgegebene Adresse muß also nicht zwangsläufig mit den erfassten (Adress)Daten übereinstimmen.
Und für Auslandsadressen USA z.B. fehlt der State und die Reihenfolge ist Stadt State PLZ.

Gruß
K-H

[baumina]

Hm, irgendwie sollte ich mich wohl doch nicht gegen das Memo sträuben, wenn ich so eure Antworten lese.

Da ich ja schon ein Feld "Suchbegriff" habe, müsste ich Name1, Name2 und Zusatz in ein oder zwei Memofelder(Name und ggf. Zusatz) umwandeln. Wenn ich dann noch für die Listenanzeige die erste Zeile des Memos anzeige, könnte ich nach wie vor auch darüber sortieren.

Access kann auch Memos.
Bliebe noch das Problem Outlook-Kontakte, das ist im Moment folgendermaßen:
Contact.Firstname // Name1
Contact.Middlename // Name2
Contact.Lastname // Zusatz
bzw.
Contact.CompanyName // Name1+' '+Name2

Mal sehen wo ich das unterbringen könnte.

[p80286]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248211)

Hm, irgendwie sollte ich mich wohl doch nicht gegen das Memo sträuben, wenn ich so eure Antworten lese.

Da ich ja schon ein Feld "Suchbegriff" habe, müsste ich Name1, Name2 und Zusatz in ein oder zwei Memofelder(Name und ggf. Zusatz) umwandeln.

Bitte nicht!
Um es mal ganz provokant zu sagen, der Name hat mit der Anschrift nichts zu tun!
Wenn es da Ähnlichkeiten gibt, dann sind die ganz zufällig!
(warum zum Teufel wird eigentlich immer an den Feldern gespart?)


Gruß
K-H

[baumina]

Zitat:

Zitat von p80286 (Beitrag 1248212)

Bitte nicht!

Aber ist wenn ich folgendermaßen eingeben lasse:

Suchbegriff : Mustermann
Anrede : Firma
Name : Max Mustermann GmbH
Anschrift : Max Mustermann GmbH #13#10 weil das Leben so schön ist

müsste der Benutzer Im Feld "Name" und in der ersten Zeile der "Anschrift" das selbe zweimal tippen. Ich hätte jetzt halt das Feld "Name" weggelassen und nur "Anschrift" genommen.

[p80286]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248215)

müsste der Benutzer Im Feld "Name" und in der ersten Zeile der "Anschrift" das selbe zweimal tippen.

so ist das Leben!

Mein Arbeitgeber Hat 3 Adressen am Hauptstandort und für jeden Nebenstandort eine Hauptadresse incl. Abteilungs/Standortanschrift und einzelne Standortanschriften.
(das sich hierbei unterschiedliche Straßen und PLZ und Orts-Angaben ergeben lassen wir mal außen vor)
Das am Hauptstandort unter gleicher Adresse noch mehrere Firmen zu finden sind, ignorieren wir auch ein mal.

Was glaubst Du welche Freudenstürme eine Anschrift auslöst die bei uns im Hause nicht richtig zuzuordnen ist? Wenn das auf unsere Dusseligkeit zurück zu führen ist, ist es peinlich, ist's der Kunde/Lieferant schuld, ist es natürlich nicht peinlich.

Gruß
K-H

[hstreicher]

Also die Post empfiehlt nicht mehr wie
3 Adresszeilen
dazu
Strasse
Plz+Ort

damit die Sendungen Automationsfähig sind/bleiben


http://www.deutschepost.de/dpag?xmlFile=1015713

wenn es mehr wird passt die Adresse doch in kein Briefumschlagsfenster

bei der Strasse würde ich empfehlen sie in Strasse und Hausnummer zu splitten,
viele Datenübertragunsgsformate, Postleitcodierung usw brauchen die Hausnummer extra

mfg Hannes

[Buddelfish]

Ich würde die Datenbank ähnlich wie Outlook aufbauen, also Adresse und Ansprechpartner/Kontakt.
Die Adresse besteht aus den Normfeldern. Bei der Straße würde ich wegen der Option der Adress/PLZ-Suche die Felder nehmen, die dort geliefert bzw. verlangt werden, i.a. Straße, Nummer, Zusatz.

Ach, und anstatt eines 'Suchbegriffes' würde ich alle Adressinformationen hintereinanderklatschen (mit Leerzeichen) und eine Volltextsuche draufpacken. Dann findet man immer alles. Für MySql sollte es sowas doch geben. Zur Not baut man sich das (sind ja nicht so viele Adressen, schätze ich)

[Mikkey]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248215)

Zitat:

Zitat von p80286 (Beitrag 1248212)

Bitte nicht!

Aber ist wenn ich folgendermaßen eingeben lasse:

Suchbegriff : Mustermann
Anrede : Firma
Name : Max Mustermann GmbH
Anschrift : Max Mustermann GmbH #13#10 weil das Leben so schön ist

müsste der Benutzer Im Feld "Name" und in der ersten Zeile der "Anschrift" das selbe zweimal tippen. Ich hätte jetzt halt das Feld "Name" weggelassen und nur "Anschrift" genommen.

Das doppelte Tippen könnte in den meisten Fällen entfallen: Baue während der Eingabe der Einzelangaben eine formgerechte Adresse auf und zeige sie dem Benutzer an. Wenn er mit der so erzeugten Adresse nicht zufrieden ist, schreibt er halt etwas Anderes hinein. Du merkst Dir den Memo-Inhalt also nur, wenn er manuell angepasst wurde.

[Buddelfish]

[/QUOTE]
Suchbegriff : Mustermann
Anrede : Firma
Name : Max Mustermann GmbH
Anschrift : Max Mustermann GmbH #13#10 weil das Leben so schön ist

[/QUOTE]
Was ich hier nicht verstehe ist:
1. Wozu Suchbegriff (Volltext ist besser. Habe ich schon erwähnt)
2. Wozu die Anrede?
3. Wozu der Name?

In #2 und #3 gehören Ansprechpartner rein. Gibt es noch keinen, bleiben die Felder leer. Dann fängt der Serienbrief mit 'Sehr geehrte Damen und Herren' an.

Was muss hier doppelt eingegeben werden?

Ich gebe die Adresse ein und beim Ansprechpartner habe ich eine Dropdownliste der Kontakte sowie die Möglichkeit, einen Kontakt neu anzulegen.

Ich würde hier auch unterscheiden zwischen Datenhaltung (3NF DB) und Dateneingabe (Fuzzysuche, Volltext, Parsen, alles erlaubt).

[baumina]

Zitat:

Zitat von Buddelfish (Beitrag 1248293)

Ach, und anstatt eines 'Suchbegriffes' würde ich alle Adressinformationen hintereinanderklatschen (mit Leerzeichen) und eine Volltextsuche draufpacken. Dann findet man immer alles. Für MySql sollte es sowas doch geben. Zur Not baut man sich das (sind ja nicht so viele Adressen, schätze ich)

Der Suchbegriff beinhaltet bei uns oft noch andere Informationen als in der Adresse zu finden ist. Da sich Umfirmieren, sich umbenennen oder sich aufkaufen lassen irgendwie in Mode geraten ist, hat sich mein Chef angewöhnt im Suchbegriff das zu hinterlegen, das er bei dem Lieferanten kaufen möchte.

Suchbegriff : Delphi Borland
Suchbegriff : Delphi CodeGear
Suchbegriff : Delphi Embarcadero

Da wir nur alle x Jahre mal ein Delphi bestellen, sucht er nun nach Delphi und findet die richtige Firma, unabhängig davon wie die Firma gerade heißt.

EDIT: Übrigens gibt's im Outlook ebenfalls das Feld "Anrede"

[p80286]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248304)

EDIT: Übrigens gibt's im Outlook ebenfalls das Feld "Anrede"

Soweit ich weiß ist es nicht mehr üblich an die "Firma Badische Anilin und Sodafabrik" zu schreiben.
Beim "Bundesminister für Forschung und Entwicklung" fällt das eh flach, aber ob mich jemand mit Sehr geehrter Herr Nixnutz oder Sehr geehrte Frau Nixnutz anschreibt ist schon ein Unterschied.
Wenn's dann noch ein Sehr geehrter Herr Waltraud obermönch wird kann ich mich schon beinahe mit Ehh alta was geht anfreunden.

Gruß
K-H

[Buddelfish]

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248304)

Der Suchbegriff beinhaltet bei uns oft noch andere Informationen als in der Adresse zu finden ist.

Stimmt. Aber wenn man *zusätzlich* noch den Volltext einbaut (auch über dieses Feld, welches dann 'Bemerkungen' heißen könnte), kannst Du noch flexibler suchen.

Zitat:

Zitat von baumina (Beitrag 1248304)

EDIT: Übrigens gibt's im Outlook ebenfalls das Feld "Anrede"

Bei den Kontakten? Nun ja. Das sind Kontakte und keine Adressen. Also entweder hast Du eine Adressenliste (von Firmen/Personen) oder eine Kontaktliste (von Personen - in Firmen oder privat). Das sind zwei paar Schuhe und so ist dann auch die Tabelle(n) aufgebaut.

Eine Firmen/Adressliste ist eine Liste von Adressen mit einer Liste von Ansprechpartnern. Hier sind primär Firmen untergebracht, die Einzelperson ist die Ausnahme und wird vermutlich als GbR o.ä. gehandhabt. "Paul Müller GbR Sockenstopferei" (Ansprechpartner: Herr Paul Müller). Da ist es schon ein unterschied, ob die Firma "Paul Müller" heißt (ohne Anrede) oder der Ansprechpartner ein Herr Paul Müller ist.