Adresstabelle Struktur Felder

[baumina]

Hallo ihr Lieben,

ich brauch mal ein wenig Gedankenaustausch mit euch.

Meine Adress-Tabelle (mysql) ist im Moment folgendermaßen aufgebaut:
- Anrede
- Name1
- Name2
- Zusatz
- Strasse
- Land
- PLZ
- Ort
... uvm.

Nun kommt mein Chef und möchte statt Name1, Name2, Zusatz (alles String-Felder) nur noch ein Memo-Feld, da ihm oft die 3 Zeilen für die Anschrift nicht ausreichen. Ich finde die Idee nicht ganz so toll, weil es viele Nachteile bringt (z.B. keine Such/Sortiermöglichkeit der Einzelfelder).

Für euch noch als Zusatzinformation: Außer der Adresstabelle habe ich noch eine Ansprechpartnertabelle. Mein Adressprogramm exportiert die Adressen und Ansprechpartner ins Outlook und stellt eine Accessdatenbank für Word-Serienbriefe zur Verfügung. Alle meine anderen Programme, die Kunden/Lieferantenadressen nutzen, greifen ebenfalls auf diese Datenbank zu. Dann habe ich noch einige Reports in meinem Programm wie z.B. Adressaufkleber.

Weitere Nachteile wären, dass ich in den Reports oder auch in den Wordserienbriefen die Felder nicht mehr einzeln reinnehmen kann und ggf. die Schriftgröße für Name1 anders als für Name2 zu machen.

Irgendwie möchte ich das Memofeld meinem Chef ausreden, weiß aber auch nicht wirklich wie ich ihm eine gute Alternative anbieten kann, außer einem Feld Name3. Habt ihr mir evtl. ein paar Ideen und Denkanstöße zu dem Thema?

[Neutral General]

Also erfahrungsgemäß kann es sein dass Name1-N schon zu grob ist weil du vllt. für einige Sachen den Vor- oder/und Nachnamen benötigst und den dann aus Name1-N "herausraten" musst.

Mit einem Memo wird es noch problematischer.
Ich würde auch davon abraten.

[mkinzler]

Ich würde die Tabelle weiter normalisieren.

Die Adresse würde in eine eigene Tabelle auslagern. Wenn vorhanden auch die Kommunikationsnummern ( Tel. /Fax / Email / ...)
Name2, Zusatz, ... würde ich auch in eine Tabelle auslagern. so sind beliebig viele Felder möglich.
Diese kann man dem Programm dann ja gesamt als Memo bereistellen

[jobo]

Vielleicht erklärst Du Deinem Chef, dass der Brieftext nicht in den Adressteil gehört!

Also ernst. Die Variante von Markus wäre natürlich die richtige Richtung, aber auch einiges an Änderung. Als kleinen Schritt würde ich tatsächlich von meinem Chef wissen wollen, was denn da alles rein soll (also um welche Daten es sich tatsächlich handelt)

Bspw. Firmenname, Gesellschaftsform, Abteilung, .. ?
Das sind btw. alles auch Felder, die man in Outlook findet und nutzen kann / könnte.

Damit hast Du jedenfalls eine feste Zuordnung und landest hier nicht in 2 Wochen mit der Frage:
"Ich hab jetzt hier so eine Datenliste je Adresse.., da will mein Chef, dass ich das nach Abteilung sortiere, vor der Abteilung steht immer CR, dann die Abteilung, dann semikolon, außer es ist Vollmond" ..

Beliebige Varianten sind denkbar. Die Variante Deines Chefs sichert allerdings Deinen Arbeitsplatz.

[Perlsau]

Zitat von baumina:

Nun kommt mein Chef und möchte statt Name1, Name2, Zusatz (alles String-Felder) nur noch ein Memo-Feld, da ihm oft die 3 Zeilen für die Anschrift nicht ausreichen. Ich finde die Idee nicht ganz so toll, weil es viele Nachteile bringt (z.B. keine Such/Sortiermöglichkeit der Einzelfelder).

Um die Suchmöglichkeiten nicht zu verlieren, würde ich das Feld für das Memo (vermutlich ein Blob-Feld) einfach zusätzlich anlegen, denn sonst beschwert sich dein Chef irgendwann über mißlungene Abfragen. Auch auf dem Eingabeformular würde ich in diesem Fall einfach zusätzlich das DBMemo platzieren und es so einrichten, daß dieses nach Eingabe in die entsprechenden Eingabe-Edits (Namen etc.) automatisch ausgefüllt wird. Danach kann dein Chef ja in dem Memo nach Belieben herumeditieren.

[p80286]

Nunja, Dein Chef hat da nich ganz unrecht den Namen in drei Zeilen zu packen hat was für sich, insbesonders wenn die Datenpflege von einer gut ausgebildeten Kraft durchgeführt wird. Und natürlich wenn er sich auf reine Adressdatenpflege beschränkt.

Sollte etwas mehr benötigt werden (z.b. Abgleich der Daten und Überprüfung auf Doubletten) wächst der Arbeitsaufwand expotentiell.

Zugegeben, es ist nicht ganz einfach
"Prof. Dr. Graf Manfred Wilhelm von der Elst" richtig zu erfassen (es soll ja noch Länder geben in denen der Adel noch nicht ausgestorben ist)
nett ist auch "Mara van der Poorten" oder "Ursula ten Haaf".
Aber eine Namenssortierung (z.B.) ist nur bei einer ordentlichen Aufspaltung des Namens möglich.
Es kann garnicht genug Felder geben, um Personendaten zu erfasen.

Gruß

K-H

Nachtrag:

Zitat:

Danach kann dein Chef ja in dem Memo nach Belieben herumeditieren.

Und nach dieser Selbstverwirklichung kann dann irgend ein *** wieder alles hinbiegen.
(entschuldigt aber das mußte mal gesagt werden)

[sx2008]

Also die Maximalanforderung an die Namenszeilen sind 8 Namenszeilen.
Diese Anforderung kam von einem unserer Kunden (Bundesministerium für Kultur, Jugend und Sport oder so ähnlich).
Anscheinend sind manche Leute im deutschen Lehrbetrieb recht ehrenkäsig und wollen mit vollem Titel (Professor Dr. Dr.) angeschrieben werden. (sie werden stinkig wenn nicht alle akademische Titel aufgeführt werden)
Andererseits wollen Sie aber Post nicht selbst entgegennehmen so dass noch Platz für den Namen der Sektretärin oder Stellvertreter vorhanden sein muss.

Also mehr als 8 Namenszeilen werden's nicht - das ist die gute Nachricht.

[baumina]

Anlass der ganzen Diskussion war jetzt genau eine Adresse, die Probleme macht:

momentan:
Anrede : Firma
Name1 : BlaBla GmbH
Name2 : Herrn Hans Mustermann
Zusatz : Abteilung Unwichtig

Namensänderung der Firma ... die heißt nun:
Anrede : Firma
Name 1 : WirHeißenJetztAnders GmbH
Name 2 : wunderbare Lösungen und mehr
Zusatz : Herrn Hans Mustermann
[Nun fehlt ein Feld] : Abteilung Unwichtig

Das Problem ist, dass sich mein Chef angewöhnt hat in der Hauptadresse den Ansprechpartner, der den Brief bekommen soll zu erfassen. Das liegt daran, dass er, wenn er Serienbriefe schreiben will meist nur die Hauptadressen selektieren will und nicht die einzelnen Ansprechpartner.

Das Programm ist uralt, krank und einfach nur ätzend zu ändern und die Daten da drin sind mindestens genauso grauenhaft. Es gibt oft Ansprechpartner, die "Hotline" heißen und dann kommt die Frage, warum im Outlook mehrere Kontakte Namens "Hotline" zu finden sind.

[jobo]

Tja, was soll man da sagen, so ist das mit Chefs.
Ansprechpartner nur noch per Nachschlagefeld auswählbar machen. Die müssen natürlich zuvor richtig eingegeben worden sein, ala SAP.

[baumina]

Zitat von sx2008:

... 8 Namenszeilen ...

Wow, hab mich grad mal in die DIN 5008 eingelesen, die sprechen von 6 Adresszeilen. Allerdings lassen sie offen wie viele es maximal werden dürfen, sie schreiben nur, dass man in Sonderfällen die oberen 3 Zeilen er Zusatz- und Vermerkzone für die Anschrift mitbenutzen darf und sollte auch das nicht ausreichen, darf man die Schrift auch noch verkleinern, um noch mehr Zeilen in das Anschriftenfeld rein zu quetschen.

Danke für all eure Anregungen, durch die ganzen anderen Programme, die mit dran hängen, ist jede Art von Änderung mit einiger Arbeit verbunden. Am schlimmsten wird wohl das Zusammensammeln und Ändern aller Wordvorlagen und aller Reports ... mir graut *brrr