Wie Rechnungsaussteller bei XREchnung/ZUGfERD speichern?

[BlueStarHH]

Hallo,

in der Vergangenheit haben wir Rechnungen auf ein in einer Druckerei erstelltes Briefpapier gedruckt, das den Rechnungsaussteller (Firmenname, Telefonnummer usw.) beinhaltete. Bei der E-Rechnung (XREchnung/ZUGfERD) sind diese Daten nun Bestandteil der Rechnung (XML-Datei). Wo und wie speichert man diese Daten am Besten:

In einer Stammdatentabelle werden die Daten des Rechnungsausstellers gespeichert und dann in die XML-Datei eingetragen. Wenn später nun die Stammdaten ändere (weil sich z.B. die Telefonnummer oder Anschrift geändert) und mir die XML-Datei neu erzeugen lasse, habe ich damit die Rechnung geändert. Das darf nicht sein.

Man müsste also den Rechnungsaussteller versioniert speichern und in der Rechnungstabelle die Rechnung mit der richtigen Version des Rechnungsausstellers speichern. Das habe ich bisher so noch nie gesehen und wäre auch aufwändig und würde den Nutzer von der Bedienung her verwirren. Wenn er die Telefonnummer ändern möchte, müsste den Rechnungsaussteller in einen neuen Datensatz kopiere und dort nur die Telefonnumer ändern.

Oder man kopiert beim Anlegen einer neuen Rechnung alle Daten des Rechnungsausstellers in die Rechnungstabelle. Da hat man dann aber viele gleiche Daten. Weil es sich in jeder Rechnung wiederholt, bis es mal geändert wird. Auch das würde den Anwender verwirren. Er erzeugt eine neue Rechnung. Rechnungsaussteller wird in die Rechnungstabelle kopiert. Er stellt fest, dass die Telefonnumer falsch ist und änder diese dann in den Stammdaten des Rechnungsausstellers. Da die Daten daber *vor* dieser Änderung in die Rechnung kopiert wurden, wird die Telefonnummer in der Rechnung nicht geändert. Der Benutzer wundert sich, warum das so ist. Dann müsste es noch die Mölglichkeit geben diese Daten in der konkreten Rechnung abzuändern.

Was ist da praktikabel? Gefällt mir so alles nicht. Wie handhabt ihr das? Danke!

[TUhr]

Hallo,

Du hast eine Kunden- und Rechnungsdatenbanktabelle. Jedesmal wenn du eine neue Rechnung erstellst werden die Kundendaten dort "reinkopiert". Die XML Rechnung kannst Du später in eine Anlagen-Tabelle speichern, die mit der Rechnungstabelle verknüpft ist 1:m.

MfG
Thorsten Uhr

[BlueStarHH]

Zitat:

Zitat von TUhr (Beitrag 1539046)

Du hast eine Kunden- und Rechnungsdatenbanktabelle. Jedesmal wenn du eine neue Rechnung erstellst werden die Kundendaten dort "reinkopiert". Die XML Rechnung kannst Du später in eine Anlagen-Tabelle speichern, die mit der Rechnungstabelle verknüpft ist 1:m.

Es ging in meiner Frage nicht um die Kundendaten. Sondern um die Daten vom Rechnungsaussteller.

[BlueStarHH]

Zitat:

Zitat von TUhr (Beitrag 1539046)

Die XML Rechnung kannst Du später in eine Anlagen-Tabelle speichern, die mit der Rechnungstabelle verknüpft ist 1:m.

Wenn die XML-Rechnung in einer Anlagen-Tabelle gespeichert wird, kann es sein, dass sie nicht mehr zu den Daten der Rechnungstabelle passt. Wie verhinderst Du da? Wenn die Rechnungstabelle geändert wird, die XML-Datei aber nicht neu erzeugt wird. Wenn Du die XML-Rechnung bei jeder Änderung an der Rechnungstabelle neu erzeugst, braucht man die erst gar nicht speichern.

[harfes]

Du hast da eine seeehr interessante Frage gestellt...und da ich auch gerade an dem Unfug XRechnung arbeite(n muss), bin ich auch zu der von Dir bereits angerissenen Lösung mit der Versionierung der Firmendaten des Rechnungsstellers gekommen (und werde das auch erstmal so umsetzen).
Allerdings gibt es da ja noch mehr Fragen:
1. darf eine Rechnung überhaupt neu erzeugt werden oder muss es sich dann nicht um eine Änderungs-/Stornierungs-Rechnung handeln?
2. soweit mir bekannt soll das ja später alles über ein Portal laufen und nicht mehr direkt an den Kunden/Rechnungsempfänger - wie soll das dann mit der erneuten Ausstellung funktionieren bzw ist dann dann überhaupt noch erlaubt?

Hartmut

[gubbe]

Wenn eine Rechnung erstellt und gebucht wurde, darf sie sowieso nicht mehr verändert werden. Von daher sollten sich die meisten Fragen gar nicht stellen.

Wenn die XML-Ausgabe das eigentliche Rechnungsdokument ist, was dem früheren Ausdruck entspricht, sollte das meiner Meinung nach auch als Rechnungsdokument gespeichert werden. Vor allem sie nach langer Zeit, wenn sich Daten des Rechnungsausstellers geändert haben, nochmal neu zu erzeugen, ergibt keinen Sinn.
Dann sollte man natürlich auch sicherstellen, dass die interne Ansicht der Rechnung im Programm nicht mehr abweichen kann von der Ausgabedatei. Ob man jetzt die Daten des Rechnungsaustellers versioniert oder nochmal in jede Rechnung reinschreibt, ist dann Geschmackssache.
Wie soll das denn mit den Kundendaten gehandhabt werden? Hier muss ja auch sichergestellt werden, dass sich eine Rechnung (bzw. die interne Rechnungsansicht im Programm) nicht nachträglich ändert, wenn der Kunde umfirmiert, umzieht, eine neue UstID bekommt etc. Dann ist es doch praktikabel, bei den eigenen Daten das gleiche Verfahren anzuwenden.

Die beste Übersicht hat man wahrscheinlich, indem man alle relevanten Daten nochmal in den Rechnungsdatensatz hineinschreibt. Das gibt dann genau den Stand zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung wieder und man versteht es auch bei einem direkten Blick in die Datenbank.

Aber schaut mal nach den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung". Es stellt sich die Frage, inwieweit ein eigenes Programm als konform anerkannt wird.

[BlueStarHH]

Zitat:

Zitat von harfes (Beitrag 1539049)

1. darf eine Rechnung überhaupt neu erzeugt werden oder muss es sich dann nicht um eine Änderungs-/Stornierungs-Rechnung handeln?

Ja, sie darf neu erzeugt werden. Ich kann sie ja erstmal erstellen, dann öffne ich später die PDF und bemerke eine Fehler. Solange die Rechnung noch nicht bei Kunden ist, darf sie problemlos verändert werden. Selbst wenn sie schon beim Kunden ist, ist das in Grenzen und unter bestimmten Umständen erlaubt. Aber das ist hier ja nicht Thema der Frage.

[TUhr]

Zitat:

Zitat von BlueStarHH (Beitrag 1539048)

Zitat:

Zitat von TUhr (Beitrag 1539046)

Die XML Rechnung kannst Du später in eine Anlagen-Tabelle speichern, die mit der Rechnungstabelle verknüpft ist 1:m.

Wenn die XML-Rechnung in einer Anlagen-Tabelle gespeichert wird, kann es sein, dass sie nicht mehr zu den Daten der Rechnungstabelle passt. Wie verhinderst Du da? Wenn die Rechnungstabelle geändert wird, die XML-Datei aber nicht neu erzeugt wird. Wenn Du die XML-Rechnung bei jeder Änderung an der Rechnungstabelle neu erzeugst, braucht man die erst gar nicht speichern.

Bei jedem Rechnungsdatensatz gibt es ein Flag "Abgeschlossen". Ist dieses Flag gesetzt kann man über die normale Oberfläche keine Änderungen mehr durchführen.

[Redeemer]

Zitat:

Zitat von BlueStarHH (Beitrag 1539044)

Hallo,

in der Vergangenheit haben wir Rechnungen auf ein in einer Druckerei erstelltes Briefpapier gedruckt,

Warum macht man sowas? Druckt ihr mit Nadeldrucker? Man schickt doch Rechnungen per PDF und dann muss der Absender da auch mit drauf.

[hanvas]

Zitat:

Zitat von Redeemer (Beitrag 1539064)

Warum macht man sowas? Druckt ihr mit Nadeldrucker? Man schickt doch Rechnungen per PDF und dann muss der Absender da auch mit drauf.

Sehr viele wohl einfach aus Tradion. Das dürfte sich ändern wenn die E-Rechnungspflicht tasächlich gilt.

Aber es ist so das Papierrechnungen durchaus (rechtliche) Vorteile haben können, insbesondere dann wenn der Empfänger die Forderung bestreitet oder wenn man sehr viele unterschiedliche Kunden mit unterschiedllichen Adressen hat. Eine physikalische Adresse und der Bezug zu der dort ansässigen Person/Organisation lässt sich relativ einfach überprüfen, ob hinter einer EMail Adresse tatsächlich die gewünschte Person steckt ist deutlich schwieriger zu prüfen.

Der Rechnungsversand per Mail muss mit den Partner abgesprochen sein. Das heißt das der Partner muss dem Empfang per Mail zugestimmt haben und nicht einfach durch eine Mail oder einen Satz auf einer Website darauf hingewiesen sein. Prinzipiell gilt das neben dem Rechnungsausgang auch der Empfang nachgewiesen werden soll. Bei Papier reicht in den meisten Fällen einem deutschen Gericht ein Postausgangsbuch, bei einer EMail muss tatsächlich der Empfang nachgewiesen werden (Az. I-4 W 119/20 OLG Hamm), andere OLGs werden das ähnlich sehen. Das heißt du musst dir im Grunde für jede per EMail zugestellte Rechnung eine Empfangsbestätigung _und_ eine Lesebestätigung geben lassen (kann natürlich auch in einem Vorgang sein).

Außerdem muss die Rechnung in einem Format geschrieben sein welches der Empfänger auch verarbeiten kann. Also ist es auch an der Stelle am sichersten sich vor Versand eine explizite Zusage zu holen das Partner X/Y ein PDF Dokument (oder Word Dokument oder ...) verarbeiten kann und willens ist das zu machen.

Alles kein großes Ding, aber für den einen oder anderen wohl trotzdem ein Grund Papier zu verwenden.

cu Ha-Jö