Die Prozessabläufe würde ich über ein Workflow-Management machen. Gibt in PHP schon einige vorgefertigte, aber wenn du es selber schreiben willst lohnt ggf. ein Blick auf die Windows Workflow Foundation oder als theoretischer Einstieg das Stichwort Petrinetze.
Spalten zu Grids hinzufügen ist so ne Sache. Da muss ja meist eh die
Query geändert werden.