Mit einer Datenbank müsstest Du Dich schon mal beschäftigen...
Auf die Dauer geht es ohne kaum. Aber so schwierig ist das letztlich auch nicht.
Die Daten werden mehr oder weniger in Tabellen gespeichert und daraus wieder abgerufen.
Die
BDE, Datenbankoberfläche und DBASE bieten sich dafür ganz gut an (je nachdem, welche Delphi-Version Du hast).