ZUGFeRD, XRechnung: Umgang mit Dienstleistungspositionen: BT-153, BT-154, BT-155

[Rollo62]

Hallo zusammen,

ich bin mir aktuell unsicher, wie man einzelne, unspezifische Dienstleistungspositionen angeben sollte.
Es geht um eine monatliche Rechnung zum Beispiel für eine Hausmeistertätigkeit, wo dann normalerweise einzelne Positionen aufgelistet werden können.

Diese Einzelpositionen müssen keine genaue Artikelnummer, Artikelnamen haben, sondern werden eigentlich nur im Text frei beschrieben.
Es wird jedoch meines Wissens ein Artikelname BT-153 verlangt, wie wird damit am Besten umgegangen?

Ich habe mal ein Beispiel hier, wo z.B. in einer monatlichen, pauschalen Hausmeisterrechnung
welche aber variable Sonder-Positionen enthalten kann, wie z.B. "Auswechseln einer defekten Glühlampe im hinteren Flur".

Diese waren in der bisherigen Rechnung dann einzeln beschrieben und ein Preis/Währung/USt gesetzt, bei Menge 1 und Unit-Art "Stück".
Der Leistungszeitraum fällt dabei innerhalb des gesamten, monatlichen Abrechnungszeitraumes der Recnung an (01-31.12.2024), ohne eine separate Zeitabrechnung für diese Einzelposition.
So ein Fall scheint auch gar nicht speziell vorgesehen zu sein und müsste mit den bestehenden Elemente irgendwie hingebogen werden.

Dazu würde ich dies so interpretieren und anlegen:

Code:

//Rechnungspositionen:
Feldname                Semantisches Feld (BT)         Daten           Beschreibung
Rechnungszeitraum von   BT-73                         11/1/2024      Zeitraum für die gesamte Rechnungsstellung, Startdatum
Rechnungszeitraum bis   BT-74                         11/30/2024     Zeitraum für die gesamte Rechnungsstellung, Enddatum

//Einzelpositionen:
Feldname                Semantisches Feld (BT)         Daten           Beschreibung
Name                    BT-153 (Item name)             Leistung        Pflichtfeld zur Bezeichnung des Artikels oder der Dienstleistung.
Article no.             BT-155 (Item identifier)       nicht vorhanden Artikelnummer / Dienstleistungskennung, optional – kann entfallen oder Platzhalter sein.
Order position          BT-132 (Order line reference)  nicht vorhanden Referenz auf eine Bestellposition (falls vorhanden).
Description             BT-154 (Item description)      "Auswechseln einer defekten Glühlampe im hinteren Flur"        
                                                                       Detaillierte Beschreibung zum Artikel oder zur Dienstleistung; optional, aber empfohlen.
                                                                       ! Die Beschreibung ist hier womöglich nicht mehr Optional, wenn es keinen Artikelnamen gibt.
Start date              BT-134 (Start date)            nicht vorhanden Start des Leistungszeitraums (meist bei Dienstleistungen genutzt).
                                                                       ! Fällt unspezifisch innerhalb des gesamten, monatlichen Zeitraumes, siehe BT-73.
End date                BT-135 (End date)              nicht vorhanden Ende des Leistungszeitraums.
                                                                       ! Fällt unspezifisch innerhalb des gesamten, monatlichen Zeitraumes, siehe  BT-74.
Quantity                BT-129 (Invoiced quantity)     1               Mengenangabe der gelieferten Ware / Dienstleistung.
Unit                    BT-130 (Unit of measure code)  H87             Maßeinheit (z.B. H87 für „Stück“).
Unit price (net)        BT-146 (Unit price)            15.60           Nettopreis je Einheit.
Total price (net)       BT-131 (Line extension amount) 15.60           Gesamtbetrag einer Position (netto) = Einheitspreis * Menge (ohne USt).
Tax category            BT-151 (Tax category code)     S               Kennzeichnung des Steuersatzes z.B. „S“ = Standard rate.
Tax rate                BT-152 (Tax percentage)        19              Steuersatz in Prozent (z.B. 19%).
Tax amount              (keine eigene BT)              2.964           Summe der USt für die Rechnungsposition (aus BT-131 * 19% o. Ä.).
Total price (gross)     (Summe netto + Steuer)         18.564          Gesamtbetrag inkl. USt (hier 15,60 + 2,964 = 18,564).

Die bisherige Rechnung hat solche detaillierten Angaben, z.B. der einzelnen Leistungszeiträume der Positionen, aber auch die "Leistung" BT-153, nicht enthalten bzw. nicht explizit ausgedruckt.
Kann man diese "nicht vorhanden" Felder so einsetzen, oder nicht?
Es muss jetzt wohl der Punkt "Leistung" BT-153 auch auf einer PDF-Rechnung in jeder unspezifischen Position erscheinen.
Alternativ könnte statt der Beschreibung BT-154, der Artikelname BT-153 genutzt werden, was aber andere Probleme verursachen könnte, bei langen oder redundanten Beschreibungen.

Wie sollte man solche Fälle behandeln, ist die Interpretation korrekt, fehlen weitere Elemente?

Die Frage könnte kommen, wie genau sich diese Einzelpositionen berechnen, wenn es keine exakte Zeitangabe dazu gibt.
Wäre so etwas unspezifisches überhaupt erlaubt, also die Kostenberechnung über eine Art Prozentsatz von einem pauschalen Gesamtbetrag?

In der bisherigen Abrechnung wurden solche Positionen einzeln, zur besseren Übersicht, ausgedruckt.
Alternativ könnte man auf die Einzelpositionen verzichten und alles unter "Dienstleistungen gesamt" zusammenfassen, was aber für den Kunden sehr unschön ist.

[AuronTLG]

Ich kann mich irren, aber ich bin mir eigentlich sicher, dass der Artikel/Leistungsname BT-153 schon immer Pflicht war, zumindest bei ZUGFeRD.
Da ich bei uns Kurz und Langtexte für Leistungen verwalte, hatte ich das auch schon vorher so gehandhabt, dass ich wenn möglich einen Kurztext in den Namen und den zugehörigen Langtext in die Beschreibung haue, aber im Zweifelsfall wird grundsätzlich immer der Name mit einer Leistungsbeschreibung gefüllt, selbst wenn der Text dafür recht lang ist, einfach um sicherzugehen, dass das Pflichtfeld gefüllt ist.
Wenn die Kunden ihre Kurz- und Langtexte nicht gescheit anlegen und pflegen, habe ich im Prinzip gar keine andere Möglichkeit.

Ich habe mal bei ZUGFeRD 2.3.2 in die Beispiele reingeschaut und in denen ist größtenteils auch immer BT-153 gefüllt und BT-154 nicht bis auf paar Ausnahmen, bei denen in BT-154 eine weitere Erläuterung der Position steht. Zugegebenermaßen sind die Texte aber immer recht kurz.

Die Beschreibung von BT-154 im ZUGFeRD ist "Anmerkung: Hier kann der Posten detaillierter beschrieben werden als im Namen.".
Dementsprechend ist meine Annahme, dass, wenn man es schön machen will, BT-153 relativ kurz lässt und längere Texte in BT-154 haut, dies aber keine Pflicht ist und man stattdessen auch einfach Romane in BT-153 schreiben kann, was ich im Zweifelsfall auch tue.
Bis sich eine öffentliche Stelle darüber beschwert, werde ich das wohl auch weiter so handhaben und ich glaube momentan nicht, dass sich daran was ändern wird.

Zu dem Rechnungspositionszeitraum kann ich leider nicht allzuviel sagen. Die Angabe ist optional, weswegen ich es bisher dem Anwender überlassen habe, ob da etwas reinwandert oder nicht.
Die einzigen Anforderungen des XRechnungs-Standards sind mehr oder weniger, dass, wenn man den Rechnungspositionzeitraum angibt, dieser auch gültig sein muss, also innerhalb des generellen Rechnungszeitraums liegen muss, Start- vor Enddatum etc. Das ist auch das einzige, was ich kontrolliere. Wenn nichts drin steht, steht nichts drin.

[Rollo62]

Zitat von AuronTLG:

Ich kann mich irren, aber ich bin mir eigentlich sicher, dass der Artikel/Leistungsname BT-153 schon immer Pflicht war, zumindest bei ZUGFeRD.

Ja, das sehe ich auch so.

Es wäre aber blöd da nur "Leistung" reinzuschreiben und dann unter BT-154 nochmal eine ganze Beschreibung.

Einfach nur BT-153 für die "Beschreibung" zu nehmen ist aus meiner sicht auch OK, dem XML ist es wohl egal.
Aber ob die DB und die Anzeige im Programm dahinter mit allen möglichen Unicode-Sonderzeichen, CrLf ud-was-sonst-noch klarkommt wage ich zu bezweifeln.

Ich meine BT-153 Artikelname erwartet in der Regel einen Einzeiler, mit überschaubarer Länge und ohne CrLf oder Zeilenumbruch.
Und BT-154 Artikelbeschreibung erwartet dann möglichweise Memo-ähnliche Textfelder.

Es geht ja auch um die Darstellung in den Systemen.