Wenn ich mich richtig erinnere, arbeitest du bei einem Amt/Behörde?
Dürft ihr überhaupt an der übergeordneten IT vorbei irgendwas bei einem privaten Dritten (Forumshoster, Trello/Teams in der Cloud) aufsetzen?
Auch wenn du jetzt meinst, das da keine sensiblen Daten reingestellt werden ("Arbeitsanweisungen - Formular A14.6 muss in die rosa Schublade"), kannst du es nicht ausschließen für die Zukunft.
Wäre mir persönlich zu heiß.

Kannst du nicht auf den kurzem Dienstweg beim Admin vor Ort nachfragen, wie da die Sachlage ist?