Hallo liebe Gemeinde,

ich habe letzte Wochen einen neuen Job angefangen und eine Kollegin (gelernte Buchhalterin) muss zweimal in der Woche eine Arbeit ausführen, wo ich mir gedacht habe: "So einen Quatsch habe ich noch gar nicht
gesehen und ihre Arbeit läßt sich bestimmt mit einer Software-Lösung erleichtern."

Folgende Problemstellung:
Die Zentrale sendet ihr eine Liste mit diesem Aufbau:

Hamburg

Herr Gustav Gans mit Gruppe D macht Aufgabe 1
Herr Gustav Gans mit Gruppe D macht Aufgabe 2

Berlin

Herr Donald Duck mit Gruppe A macht Aufgabe 1
Herr Donald Duck mit Gruppe B macht Aufgabe 1
Herr Donald Duck mit Gruppe C macht Aufgabe 1

München

Herr Dagobert Duck mit Gruppe E macht Aufgabe 3

Homeoffice

Herr Mickey Mouse mit Gruppe F macht Aufgabe 4
Frau Daisy Duck mit Gruppe G macht Aufgabe 5

Dann gibt es eine Abgleichsliste.

Name Vorname Standort
Karlo Kater Hamburg
Duck Tic Berlin

Dort stehen alle Führungskräft drauf, die aktuell vor Ort mit den Gruppen arbeiten.
Alle anderen machen Homeoffice.


Listengrösse:
1. Die unsortierte Liste umfasst mehr oder weniger 1000 Zeilen.
2. In der Abgleichsliste stehen aktuell so 50 Führungskräfte.
3. Wegen Corona machen ca. 80% der Führungskräfte Homeoffice.

Ihre Aufgabe:
Sie muss alle unnötigen Leerzeilen entfernen.
Sie muss die Standorte nach dem Alphabet ordnen.
Sie muss die Führungskräfte innerhalb des Standortes nach dem Alphabet ordnen.
Standorte, in der in der Woche keiner arbeitet wegen Krankheit oder Urlaub müssen gelöscht werden.

WICHTIG:
Sie muss die Mitarbeiter der unsortieren Liste mit der Abgleichsliste vergleichen, weil unter Homeoffice Mitarbeiter stehen, die vor Ort sind ODER umgekehrt.

Ziel:
Wir - Abteilung Virtuelles Zentrum - brauchen einen Überblick, wann eine Führungskraft mit welchen Gruppen von Mitarbeitern in einem virtuellen Raum (via Adobe Connect) im Homeoffice arbeitet, damit wir schnell helfen können,
wenn es mit dem Raum, dem Einloggen, kein Bild, kein Ton usw. zu Problemen kommt.

Sie muss das per Hand und Excel machen - da historisch gewachsen - es keine Software gibt, die die Wochenplanung mit dem CMS verbindet,
wo Führungskräfte, Gruppen und Mitarbeiter drin stehen.

Die unsortierte Liste ändert sich jede Woche.
Die Abgleichsliste ist im Moment wohl einigermaßen Konstant.

Wahrscheinlich gibt es auch noch Probleme, die ich so gar nicht erfassen konnte, z.B. wenn es einen Namen doppelt geben sollte.

Leider brauche ich erst mal ein Konzept.
Habt ihr ne Idee, wie man beide Listen miteinander vergleicht und sortiert?

Lässt sich das nicht im Excel ganz gut über Filter und Sortierung erschlagen?
Wenn die Kollegin nicht so ganz fit mit Excel ist, mag es ja sein, dass sie die Möglichkeiten nicht ausreizt.

Ansonsten lässt sich sicherlich auch externes Tool schreiben, aber das wird dann wohl ein zusätzlicher Arbeitsschritt, da ja Excel nicht komplett vermieden werden kann - wenn ich es richtig einschätze.

Man müsste das sicherlich nochmal konkret ordnen, um den besten Weg zu finden.

Wo kommen die Textdateien her?
Müssen die nach der Bearbeitung irgendwo importiert werden (in welchem Format) oder reichen externe Ergebnislisten?
Soll ein neues Tool alle Aufgaben der Bearbeitung übernehmen (und Excel in dem Bereich überflüssig machen) oder nur ein Teil mehrerer Bearbeitungsschritte sein?

Die unsortierte Liste kommt aus einer Arbeitsplanungs-Software.
Die Abgleichsliste ist ein Eigenbau.

Wenn sie mit sortieren fertig ist, druckt sie die fertige Liste aus und verteilt sie.
Das waren für die letzte Woche 17 Seiten.

Ich dachte an ein neues Tool, das auf die beiden Dateien zugreift und dann alles neu sortiert.

Vielleicht geht es auch über ne reine Excel Lösung.