Dokumentverwaltung

[jobo]

In meiner Welt arbeitet eine Behörde bevorzugt mit Formularen. Für den Endkunden vielleicht häufig unglücklich, aber das Formular, das Ergebnis definiert ja im Grunde eine verfügbare Dienstleistung, ein "Produkt", was vermutlich das Ziel einer Sachbearbeitung ist, die die Mitarbeiter durchführen und der Kunde anfragt. Also muss die Email irgendwie nach und nach aggregiert werden, bis alle Infos, Termine, Kosten, Durchlaufstellen usw. geklärt sind.
Eine formlose Emailkommunikation dann sicher im Sinne des Kunden, wenn dabei keine Informationen verloren gehen und Vorgänge nach Möglichkeit beschleunigt werden können.
Im Extremfall (negativ) landet man in der Emailverarbeitungskette des Amtes und bekommt alle internen Weiterleitungen und Anfragen brühwarm mit. Lustig, nervig, wie man's nimmt.
Da diese Anwendungsfälle unbekannt sind, würde mir ganz allgemein sowas vorschweben:
Original Emails unberührt lassen, bei der Bearbeitung Markierungen anlegen und mit Schlagwörtern zu "erfüllt", "offen", "Termin" usw zu versehen. Die Markierungen werden als Extrakt in ein separates Dokument (oder Datenbank) übernommen und können beliebig nachbearbeitet und weiterverwendet werden, z.B. reportet, chronologisch oder umgekehrter Ausdruck, Übernahme in die Antwort, etc..
Eine Optimierung im Sinne von Ausschneiden und Platz sparen halte ich für sehr Fehleranfällig. Ein Sachbearbeiter sollte im Zweifel immer Zugriff auf Originaldokumente haben (jede einzelne Email) und im Idealfall alles per Extrakt, Artefakt greifbar haben, was ja wohl auch eine Hauptfunktion von DMS ist.