Dokumentverwaltung

[TiGü]

Vielleicht wäre es sinnvoll, wenn du dich mit der Möglichkeit beschäftigst, dich als Plugin/App in das bestehende System einzuklinken.

https://www.d-velop.de/app-builder-werden/

Du musst das ja nicht in deren Store zum Verkauf anbieten, aber so kannst du alle Schnittstellen von d.velop nutzen.

[stahli]

Wie geht Ihr mit eMails um?


Hier wird Outlook genutzt und das ist gesetzt.
Standardmäßig wird bei Antworten oben geschrieben und darunter der vorherige Mailverkehr zitiert.

Später wird dann die Mail ggf. ausgedruckt und abgeheftet. Dann stimmt natürlich die gedruckte Reihenfolge chronologisch nicht mehr.

Neuen Text unter dem Zitat zu schreiben ist nicht praktikabel und ja auch völlig untypisch.


Mit einem eigenen eMail-Client könnte man bestimmte Tags definieren, die helfen könnten, die Mails zu interpretieren und neue Abschnitte zu erkennen. Dann hätte man so etwas wie einen Chatverlauf mit eigenständigen Beiträgen ohne Zitate von alten Beiträgen).
Das ist aber unrealistisch.


Was machbar wäre, wäre die "gedruckten bzw. gescannten" eMails einfach visuell zu zerschneiden.
Der Bearbeiter, der die gescannten Seiten zu Dokumenten zusammenstellt (wie hier angedeutet: https://www.delphipraxis.net/1470347-post6.html) könnte ggf. einfach händisch schnell den zitierten Kram in einer eMail "abschneiden".

Das wäre also eine Zusatzfunktion, dass man nicht nur ganze Seiten speichert, sondern bei Bedarf auch nur Teile daraus.

Wie geht Ihr mit dem Problem um (unter dem Aspekt, dass einfach Outlook alltagsgemäß und mit Zitaten genutzt wird)?

[jobo]

In meiner Welt arbeitet eine Behörde bevorzugt mit Formularen. Für den Endkunden vielleicht häufig unglücklich, aber das Formular, das Ergebnis definiert ja im Grunde eine verfügbare Dienstleistung, ein "Produkt", was vermutlich das Ziel einer Sachbearbeitung ist, die die Mitarbeiter durchführen und der Kunde anfragt. Also muss die Email irgendwie nach und nach aggregiert werden, bis alle Infos, Termine, Kosten, Durchlaufstellen usw. geklärt sind.
Eine formlose Emailkommunikation dann sicher im Sinne des Kunden, wenn dabei keine Informationen verloren gehen und Vorgänge nach Möglichkeit beschleunigt werden können.
Im Extremfall (negativ) landet man in der Emailverarbeitungskette des Amtes und bekommt alle internen Weiterleitungen und Anfragen brühwarm mit. Lustig, nervig, wie man's nimmt.
Da diese Anwendungsfälle unbekannt sind, würde mir ganz allgemein sowas vorschweben:
Original Emails unberührt lassen, bei der Bearbeitung Markierungen anlegen und mit Schlagwörtern zu "erfüllt", "offen", "Termin" usw zu versehen. Die Markierungen werden als Extrakt in ein separates Dokument (oder Datenbank) übernommen und können beliebig nachbearbeitet und weiterverwendet werden, z.B. reportet, chronologisch oder umgekehrter Ausdruck, Übernahme in die Antwort, etc..
Eine Optimierung im Sinne von Ausschneiden und Platz sparen halte ich für sehr Fehleranfällig. Ein Sachbearbeiter sollte im Zweifel immer Zugriff auf Originaldokumente haben (jede einzelne Email) und im Idealfall alles per Extrakt, Artefakt greifbar haben, was ja wohl auch eine Hauptfunktion von DMS ist.

[TiGü]

Ich knabbere gedanklich immer noch an dem Punkt, dass im Jahre 2020 in einer deutschen Behörde/Amt E-Mails ausgedruckt und wieder eingescannt werden.

[stahli]

Das tut mir leid.

Derzeit werden sie allerdings i.d.R. nur nach Abschluss eines eMail-Verkehrs ausgedruckt und abgeheftet (archiviert).

Bei meiner Frage ging es jetzt darum, wie ich neben der schriftlichen Post mit eMails umgehen sollte, falls ich so ein Tool tatsächlich umsetzen darf.

Ich kann mir die Welt halt nicht komplett neu machen, sondern nur ein wenig schöner.

[himitsu]

Bei Mails setzen unsere Kunden auf Outlook, also den Server.

Alle eingehenden und ausgehenden Mails müssen über diesen gehen und werden dort dauerhaft (oder so) gespeichert.

[stahli]

Aber wenn etwas einem Vorgang zugehörig ist, muss es auch diesem zugeordnet werden.

Wenn also ein Kunde im Mai zwei Mülltonnen anmeldet und im Juni wieder eine abmeldet muss das irgendwie in dem Vorgang nachvollziehbar sein. Dazu kann man nicht auf einem Mailserver suchen.

Natürlich wäre ein Verwaltungsprojekt super, das gleichzeitig als Mailclient arbeiten würde, aber...