Dokumentverwaltung

[TiGü]

Ganz ehrlich: Mach es nicht selbst!!!

Du bindest dir nur Probleme ans Bein und die Stadtverwaltung steht doof da wenn du länger krank bist, Burnout hast vom ständigen neuen Feature-Wünschen seitens der Kollegen oder in (Früh-)Rente gehst.

Dann müssen deine zukünftigen Kollegen und/oder Nachfolger irgend so eine informationstechnische Sonderlösung reverse engineeren und verstehen oder ganz entsorgen plus Datenrettung aus X Jahren.

Ich kenne jetzt nur dieses Produktvideo von denen (https://www.youtube.com/watch?v=5gJjdmAJcE8), aber die Software kann doch schon recht viel, integriert sich überall, hat nen Haufen Schnittstellen, bietet ein Webbrowser Frontend und ihr habt anscheinend eh schon eine Lizenz von denen.

Es wäre schlauer und ggf. billiger mit den Anforderungen an den Sales/Vertrieb von d.3ecm heranzutreten und fragen, ob man eure Anforderungen in deren Software abbilden kann.
Und wenn zwei, drei Dinge fehlen: Wie aufwändig und teuer wäre es das nachzurüsten?

[IBExpert]

Unter der Vorgabe "d.3 muss zwingend benutzt werden" würde ich das Projekt auch eher komplett ablehnen.

Nicht das das d.3 unbedingt schlecht sein muss, ich kenne es nicht, aber bei dem was ich unter "DMS programmieren"
verstehe, fällt es ziemlich sicher nicht, was man dir da zugesteht.

Es wird darauf hinauslaufen, ohne ende mehr oder wenig gut dokumentierte API Funktionen zu suchen,
diese versuchen einzubinden, lahme Reaktionszeiten deinen Anwendern zu erklären, ohne das du da
was für kannst und was noch viel schlimmer ist, irgendwann wollen die anwender nur simple Änderungen
oder Erweiterungen am User Interface haben und du wirst leider immer wieder sagen müssen: geht nicht
(oder auch ich weiss nicht wie das geht, weil es nirgendwo dokumentiert ist). und irgendwann
wird d.3 vielleicht mal d.4 und du kannst alles in die Tonne hauen oder der ganze Laden wird
aufgekauft und von ELO ersetzt oder sonstwem, der dann die Plattform einstellt.

Die ganzen Vorteile, die eine Eigenentwicklung haben kann, sind unter der Vorgabe eigentlich schon
vernichtet.

Stadtverwaltungen sind da sicherlich noch schlimmer als Konzerne, daher ist mein liebster
Kundenkreis für Individualsoftware immer der Inhaber-geführte Mittelstand, bei dem ich mit dem
Entscheidungsträger am Tisch sitze und ihm erkläre, wie das zu machen ist, ohne das der mir erklärt,
wie ich das technisch lösen soll.

Ich wäre da auch sehr vorsichtig wie die meisten hier, bevor du irgendwelche Zusagen machst.

[himitsu]

Wir haben bei uns das DMS selbst gebaut.
* zuerst war es eine Tabelle mit den Dokumenten als BLOB
* später wurden die Dokumente auf die Festplatte ausgelagert, inkl. Verwaltung verschiedener Rootpfade je Dokumenttyp (mit speziellen Behandlung für z.B. Versionierung oder Archivierung auf Worm-Laufwerken)
* es war aber auch schon möglich auch Werlinkungen zu externen Dateien zu haben
* und zuletzt wollte ein Kunde mehr, so das wir nun noch eine öffentliche API bereitstellten, wo sich aktuell ELO und nun auch das neue WebProjekt dranhängen können
* Anfang mehr auf ELO ausgelegt, aber nun etwas verallgemeinert, denn wer weiß was in Zukunft kommt
* also hauptsächlich machen wir es noch selbst und ELO zieht sich eine Kopie, bzw. kann Änderungen zurückspielen
** und ob die Dateien nun bei uns liegen oder als Verlinkung auf ein Verzeichnis von ELO umgeleitet werden (über die alten Dokumentenverlinkung), ist fast egal

[jobo]

Ich sehe die d3 Vorgabe auch sehr kritisch.

Ein DMS kann für mich Dokumente verwalten, archivieren, durchsuchen, verschlagworten, rausmailen, per Mail annehmen usw. (gesetzteskonform archivieren, Zugriffsrechte und der ganze Kram)
sowas in der Art, dafür ist es da.
Klar, d3 ist kein Krauter, es kann mehr. Aber will man das?

Aber darauf Business Cases aufzubauen, wie Du sie beschrieben hast, macht 0 Sinn.
Du kannst ein Tool bauen, das alle Business Cases abfackelt und dabei Dokumente gemäß ID sucht oder anlegt oder updated und diese Links verwaltest Du in Deinem Tool mit. Fertig.

Für Dein Tool verwendest Du eine normale Datenbank, wie sich das gehört.

Wer hat die d3 Vorgabe gemacht? Ein Fachmann? Welches Fach? Ein Einkäufer, ..?

@gleich d3 selber fragen: Die machen bestimmt irgendwas, aber sicher nicht preiswert. Und man muss wahrscheinlich bei den Verträgen höllisch aufpassen, dass deren Individual-Lösung die Versionswechsel der eigenen Plattform halbwegs überlebt.

@Schnittstellen:
Es gibt DMS Schnittstellen, die produktunabhängig sind. Die muss/wird d3 auch unterstützen. Das wäre m.E. der beste Ansatzpunkt.

[TiGü]

Zu Bedenken:

Wenn ich dein Profil richtig lese, bist du nur bei der Verwaltung angestellt und nicht verbeamtet.

Es besteht immer die Gefahr, dass das Projekt deinerseits scheitern könnte und dann kann es vielleicht ganz schnell sein, dass im nächsten Budgetplan kein Posten mehr für dich einkalkuliert wurde.

Wäre mir zu heiß.

Denk dran:
"Nobody ever got fired for buying IBM" (IBM für Marktführer/Standard/fertige Lösung)

[stahli]

Danke Euch allen!

Die Meinungen gehen ja ganz schön auseinander.

Ich taste mich mal ran (erst mal die Zuordnungslogik) und werde vor allem mit unserer IT sprechen.

[TiGü]

Frag vor allen mal die IT, ob die überhaupt Bock haben eine selbstentwickelte In-House-Lösung zu supporten, wenn du nicht mehr da bist.