Gesucht: Kaufmännische UND technische Projektverwaltung, Multi-User

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Moin DP!

Früher wurden Projekte bei uns in Ordnern gehalten (also die mit Papier drin). Dort hin kamen jede Post-Korrespndenz, alle Elektropläne, alle Programmlistings, Notizen, Fotos, Angebote, Hardware-Einkäufe, Kostenrechnungen etc.
Dies wurde mehr oder weniger 1:1 ins digitale Zeitalter übernommen, wobei mir ein Aspekt aber ein großer Dorn im Auge ist: Wir haben eine standardisierte Verzeichnisstruktur für Projektunterlagen und Programme an zentraler Stelle, jedoch hat jeder sein eigenes kleines Outlook. Somit fehlen Projekten oftmals E-Mails, was stellenweise schon recht ärgerlich war. Eine zentrale projekt-basierte Terminverwaltung wäre auch nett.

Eine Software, die einen eigenen kleinen Server hat und selbst als Kalender und E-Mail Client auftritt wäre cool - vor allem wenn ich dort dann auch noch Projekte anlegen könnte, mit Unterkategorien, wo ich z.B. einen URI hinterlegen kann der auf Dateien und Ordner zeigt, und, ganz wichtig, E-Mails mit diesen Projekten verknüpfen, die dadurch "intern öffentlich" werden. Eine Kalenderfunktion mit privatem und öffentlichen Bereich wäre das i-Tüpfelchen.

Nutzerzahl wären aktuell nur 4, wenn Kapazität/Lizenz für bis 10 nicht (arg) mehr kostet wäre das fein aber nicht zwingend. Apropos: Natürlich darf das was kosten! Keine Zigtausende natürlich
Auch wäre es prima, wenn man zur Einrichtung nicht erst ein Zweiwöchiges Intensivseminar besuchen muss. (Was in unserem Fall auch heißt: Bitte alles Windows-Basiert, ohne von einer Domäne abzuhängen!)

Gibt es sowas fertig? Kann jemand konkrete Produkte empfehlen? (Ich bin gerade am Anfang davon mich mit dem Thema zu beschäftigen, und kenne den Markt daher quasi 0. Auch mancher Jargon könnte mir fehlen. Bitte nehmt Rücksicht )

Vielen Dank schon mal!

[mkinzler]

Geht es mehr um die Ablage oder das "Drumherum"?

Könnte mit einem DMS oder auch mit nextCloud o.ä. bewerkstelligt werden.

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Zitat von mkinzler:

Geht es mehr um die Ablage oder das "Drumherum"?

Was meinst du mit "Drumherum"?

Zitat:

Könnte mit einem DMS oder auch mit nextCloud o.ä. bewerkstelligt werden.

Das fällt tief in das Ressort "Jargon" Wobei mir bei "Cloud" die Ohren klingeln. Ich möchte definitiv keine Lösung die auf "always online" basiert. Es muss immer alles lokal verfügbar sein, selbst wenn die Welt um uns herum unter geht. (Und Strom auf seltsame Weise dennoch aus der Steckdose kommt.)

[mkinzler]

Zitat:

Was meinst du mit "Drumherum"?

Im Kern geht es ja zusammenhängende Dokumente zu bündeln. Mit "Drumherum" meinte ich die Tools zur Zusammenarbeit: Termin-, Kontakt- und Notitzverwaltung, Projektplanungstools usw.
nextCloud ist eine OpenSource-Software, welche problemlos lokal verwendet werden kann. Man kann die Benutzerverwaltung mit einer Domäne verbinden (LDAP) aber diese auch direkt in der Software durchführen bzw. gibt es auch andere Konnektoren.
Für das "Drumherum" gibt es unzählige Apps (Kalender, Kontaktverwaltung, Notitzapps, Planungstools, ...)

https://nextcloud.com/de/

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Hmm, das ist genau der Kackpunkt glaube ich. Es geht weder mehr um das eine noch das andere. Genau der wichtige Aspekt ist eben die Integration dieser beiden Dinge. Ich würde gern zu einem Projekt alles an einem zentralen Punkt gesammelt haben: Mails, Termine, Angebote, Bestellungen, Quellcodes, Pläne, Fotos - alles. Un die jeweiligen z.T. privaten Dinge (Mails und Termine vor allem) automatisch für alle Nutzer verfügbar haben, die an einem Projekt beteiligt sind.

Mir geht es eben darum NICHT mehrere Tools jonglieren zu müssen. Das ist quasi Kern meines Anliegens.

Idealerweise bekomme ich von einem Kunden eine Anfrage, ggf. bereits mit ein paar technischen Details. Dann lege ich (oder jemand anderes aus der Firma) ein neues Projekt an, was direkt eine Standard-Struktur mit bringt. Dort verknüpfe ich die Mail mit der Anfrage und die Dokumente, und lade alle Mitarbeiter ein, die das etwas angeht, welche das Projekt ab jetzt in ihrem wie auch immer genannten Client sehen und erweitern können. Und von da aus wächst das ganze dann, all-inclusive. So meine Vorstellung.

[TigerLilly]

Wir setzen OrgaNice www.organice.de ein. Das ist kostengünstig, kann CRM, DMS, Incident-Verwaltung, Projekte und Events und ist - mit vertretbarem Aufwand gut erweiterbar und konfigurierbar. Support ist Top. Office Integration und Outlook Integration gibt es auch. Artikelverwaltung und Fakturierung gibt es ebenfalls.

Sehr cool ist auch, dass man Workflows definieren kann: Ich lege zB ein Projekt an + es werden automatisch Vorgänge angelegt.

[jobo]

Mit Nextcloud kannst Du Projektordner anlegen und Zugriff verwalten (Gruppenrechte). Muss vielleicht bei 4-10 Leuten gar nichtsein. Aber es geht primär um Dateien. Nach meiner Beobachtung ist es nicht so stark /schnell/ stabil wie Dropbox o.ä., vor allem wenn es um hunderte (oder mehr) kleine Dateien geht (z.B. kopiere ein Java Projekt in Nextcloud und es kommt vielleicht ins Stolpern)
Der Nextcloud Client macht nichts anderes, als lokale Dateien mit einem Server zu synchronisieren. Wo der steht, ist egal. Was synchronisiert wird, bestimmt man im Zweifel selbst. Mit Android und iOS ist die Tablet / Handywelt dabei, was ganz nett sein kann für die Integration von Fotos und Daten aus "Außeneinsätzen".

Kalender und Emailaggregation macht es aber auch mit Plugins, davon gibt es viele.
Aber da werden alle Tools, die ich kenne irgendwie zäh. Selbst mit Exchange, das wahrscheinlich "alles" kann, hast Du den Punkt, dass es einfach eine Frage der Disziplin ist, Emails in extra angelegte Projektordner zu schieben usw., ähnlich bei Kalendern. Es gibt genug Tools und Konnektoren für Termine, aber wer will 20 Kalender (nicht 20 Apps dafür) benutzen?
Bin mal gespannt, was noch für Vorschläge kommen, ich würde jedenfalls versuchen, vorher auszuprobieren.

[TBx]

Ich werfe mal Redmine in die Runde.
Free und Opensource und es gibt massig Erweiterungen.

[dummzeuch]

Bei uns ist das derzeit ziemlich ählich, allerdings sind es deutlich mehr als 4 User, die darauf zugreifen.

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet. Noch viel schlimmer: Trotz klarer Regeln, Dokumente im Projektverzeichnis abzulegen werden sie immer wieder mal auch per E-Mail in der Gegend rumgeschickt und angepasst, so dass man später nicht mehr weiß, welche Version denn nun die akuelle war. (Natürlich sind das immer dieselben Leute, die das machen, einer davon (natürlich) der Chef.)

Dies ist kein technisches sondern ein organisatorisches Problem und lässt sich durch eine technisceh Lösung nur dann beheben, wenn sich nach der Umstellung alle an die Regeln halten. Und genau das ist fraglich.

[TigerLilly]

Ja, ich bin oft überrascht, wie unterentwickelt viele - vor allem kleine und mittelständische Betriebe - organisiert sind. Da bleibt viel an Effizienz liegen. Für CC Orgien hab ich echt keine Zeit.

Aber die bestehenden Prozesse - so schlecht sie auch sein mögen - umzustellen ist schwer und stößt auf Widerstand. Da ist Führung gefragt. Tools gibt es wie man sieht zu Hauf.

Bei uns gibt es die Regel: Was nicht im Organice (siehe unten) ist, ist nicht vorhanden. Und wer gegen diese Regel verstößt, hat so was von einem Problem.

Wir handeln damit wirklich alles. CRM, Termine, Wiedervorlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Dokumentenablage (auch Mails), Projekte, Veranstaltungen, Serienmails, Support. Auch Auswertungen und Kennzahlen. Das Tool ist für uns jedenfalls perfekt. Was wir nicht nutzen, ist die Anrufererkennung, weil wir keine Telefonanlage haben und da anders organisiert sind.

Bei Interesse erzähle ich gern mehr oder stell ein paar Screenshots ein.