Gesucht: Kaufmännische UND technische Projektverwaltung, Multi-User

[dummzeuch]

Bei uns ist das derzeit ziemlich ählich, allerdings sind es deutlich mehr als 4 User, die darauf zugreifen.

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet. Noch viel schlimmer: Trotz klarer Regeln, Dokumente im Projektverzeichnis abzulegen werden sie immer wieder mal auch per E-Mail in der Gegend rumgeschickt und angepasst, so dass man später nicht mehr weiß, welche Version denn nun die akuelle war. (Natürlich sind das immer dieselben Leute, die das machen, einer davon (natürlich) der Chef.)

Dies ist kein technisches sondern ein organisatorisches Problem und lässt sich durch eine technisceh Lösung nur dann beheben, wenn sich nach der Umstellung alle an die Regeln halten. Und genau das ist fraglich.

[TigerLilly]

Ja, ich bin oft überrascht, wie unterentwickelt viele - vor allem kleine und mittelständische Betriebe - organisiert sind. Da bleibt viel an Effizienz liegen. Für CC Orgien hab ich echt keine Zeit.

Aber die bestehenden Prozesse - so schlecht sie auch sein mögen - umzustellen ist schwer und stößt auf Widerstand. Da ist Führung gefragt. Tools gibt es wie man sieht zu Hauf.

Bei uns gibt es die Regel: Was nicht im Organice (siehe unten) ist, ist nicht vorhanden. Und wer gegen diese Regel verstößt, hat so was von einem Problem.

Wir handeln damit wirklich alles. CRM, Termine, Wiedervorlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Dokumentenablage (auch Mails), Projekte, Veranstaltungen, Serienmails, Support. Auch Auswertungen und Kennzahlen. Das Tool ist für uns jedenfalls perfekt. Was wir nicht nutzen, ist die Anrufererkennung, weil wir keine Telefonanlage haben und da anders organisiert sind.

Bei Interesse erzähle ich gern mehr oder stell ein paar Screenshots ein.

[Medium]

Nextcloud und Organice sehen interessant aus! Bei Redmine scheitert es vermutlich daran, dass wir nur tiefgehenderes KnowHow zu MySQL/MariaDB im Unternehmen haben, und bei so etwas wichtigem will ich kein DBMS einsetzen, dass wir erst lernen müssen. Redmine scheint mit diesen Probleme zu haben, laut deren Website.

Die beiden werde ich auf alle Fälle mal installieren und begutachten!

Zitat von dummzeuch:

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet.

Das kommt mir alles 1:1 bekannt vor, bis ins letzte Detail. Und ich muss selbst zugeben: Mails abspeichern und immer wieder durch die Verzeichnisbäume rauschen ist nicht produktiv. Zwar müsste man auch mit einer Verwaltung eine Projektzuordnung machen, aber das geht sicherlich schneller und man hat nachher eine deutlich bessere Übersicht als ein paar Dateien in einem Ordner, die möglicherweise nichtmals chronologisch abgelegt wurden.

Klar ist, dass es ohne klare Firmenweite verpflichtende Regeln zur Nutzung nicht gehen wird. Die kann ich aber natürlich erst aufstellen, wenn die Infrastruktur da ist. Ich sehe es insofern als auch ein technisches Problem, als dass die aktuell möglichen Praktiken recht unhandlich sind. Das will ich mir und keinem anderen zumuten. Daher will ich am liebsten an beiden Fäden gleichzeitig ziehen.


Danke Euch schon mal! Wer noch weitere Ideen hat - ich bin weiterhin an allem interessiert! Noch ist nichts getestet oder gar entschieden

[Medium]

Hmm. Problem bei Nextcloud: Braucht Linux als Server, mit Apache und anderer existierender Infrastruktur. Mit Linux kennt sich hier niemand aus - also so gar nicht. Es gibt zwar wohl vorinstallierte VMs von einem Drittanbieter, aber ich möchte eigentlich nichts kaufen müssen nur um zu sehen, ob das überhaupt zu unseren Ansprüchen passt. Das ist doof.

[jobo]

Ich hatte mal eine CRM Software zum Test, die alle Emails automatisch extrahiert hat, Text und Attachments und dass dann durchsuchbar abgelegt hat, weiß nicht mehr wie die hieß, ist auch schon Jahre her. Vielleicht ist das ja heute Standard bei solchen Softwaren.

M.E. ist auch die geordnete Ablage fraglich, man hat immer wieder Fälle, wo man sich fragt, wie konnte das in dem Ordner landen oder Dokumente, die in mehrere Ordner gehören.
Da hilft eigentlich nur Volltext Indizierung von allem.

[mkinzler]

NextCloud gibt es auch als offiziellen snap bei Ubuntu. Snaps enthalten alle benötigten Abhängigkeiten und werden automatisch gepflegt.

[Medium]

Zitat von mkinzler:

NextCloud gibt es auch als offiziellen snap bei Ubuntu. Snaps enthalten alle benötigten Abhängigkeiten und werden automatisch gepflegt.

Wie finde und installiere ich die? Ich hatte vor 2-3 Wochen mal um etwas anderes zu testen eine VM mit Ubuntu aufgesetzt, und vorhin in den dort angebotenen Packages gesucht, aber leider nichts zu Nextcloud gefunden.

[mkinzler]

Einfach das ISO von Ubuntu Server herunterladen. Dort gibt es eine Auswahl von Snaps. Ziemlich weit oben steht da Nextcloud.