Revisionssicheres Archivsystem

[sh17]

Ich behaupte ja nicht, das die aktuelle Version nicht gepflegt ist, aber hier wird glaube der OpenSource-Gedanke etwas anders ausgelegt, OpenSource wird quasi etwas zeitversetzt veröffentlicht.

[borncrush]

Hallo,

da ich wir u.a. damit unser Geld verdienen. Würde ich Dich zuerst fragen, welche ERP Du einsetzt.
Gerade wenn die --Integration-- als Faktor ist.

Wobei wir sehr zufriedene Kunden haben, die auch DMS Systeme ohne ERP-Anbindung verwenden.
Bei sehr vielen Dokumenten(-arten) ist eine direkte Integration in die ERP fast notwendig.

Je nach Ausgangslage.

Guten Wochenstart für alle und genießt

[jobo]

"zukunftsträchtig"
Ja, das sollte man, das ist Delphi 7. Ebenso für die verwendeten Zusatzkomponenten.

[eddie11]

Zitat von borncrush:

... welche ERP Du einsetzt.

bei uns wird Navision Financials eingesetzt. Wir haben Navision 1999 angeschafft. Dazu haben wir eine Entwicklerlizent, die es uns ermöglicht Änderungen/Erweiterungen am Programm vorzunehmen. Wir haben seit 2003 auf Updates verzichtet, da unser System aufgrund von Anpassungen sehr stark vom Standard abweicht.

Zitat:

da ich wir u.a. damit unser Geld verdienen

was bietest Du/bietet Ihr denn so an?

[sh17]

Also nachdem ich mich schon mehrmals ins Thema eingelesen hatte, viele Prinzipien können eigentlich nicht also revisionssicher angesehen werden. Ohne Hardware kommt man da nicht weit. Ein guter Einstieg wäre https://de.wikipedia.org/wiki/Elektr...e_Archivierung. Andererseits, welches Speichermedium hält mindestens 10 Jahre, um die geforderter Aufbewahrungsfrist zu erreichen?

Worauf ich eben immer noch eine praxistaugliche Antwort suche, was muss mindestens nach GoBD erforderlich sein, um gesetzlich bei der Aufbewahrung von Dokumenten auf der sicheren Seite zu sein? Eine einfache Datenbank kann es meiner Meinung nach nicht sein.

[eddie11]

Zitat von sh17:

Also nachdem ich mich schon mehrmals ins Thema eingelesen hatte, viele Prinzipien können eigentlich nicht also revisionssicher angesehen werden. Ohne Hardware kommt man da nicht weit. Ein guter Einstieg wäre https://de.wikipedia.org/wiki/Elektr...e_Archivierung. Andererseits, welches Speichermedium hält mindestens 10 Jahre, um die geforderter Aufbewahrungsfrist zu erreichen?

Ich denke nicht, dass das Medium, auf dem die erste Speicherung erfolgte, wirklich 10 Jahre halten muss. Es muss halt sichergestellt sein, dass alles nach 10 Jahren noch verfügbar ist. Also: Speicherung auf irgendeinem Medium (z.B. Festplatte), regelmäßige Datensicherung und Prüfung ob alles lesbar ist (das ist eh in jedem vernünftigen Rechenzentrum bzw. IT-Abteilung üblich). Wenn ein Medium nicht mehr eingesetzt wird, so wie früher die Disketten, oder wenn eine Festplatte kaputtgeht, dann umkopieren auf neues Medium.

Zitat von sh17:

Worauf ich eben immer noch eine praxistaugliche Antwort suche, was muss mindestens nach GoBD erforderlich sein, um gesetzlich bei der Aufbewahrung von Dokumenten auf der sicheren Seite zu sein? Eine einfache Datenbank kann es meiner Meinung nach nicht sein.

Also nur eine "einfache" Datenbank, ohne Versionskontrolle und Lösch-Schutz wirds wohl wirklich nicht tun. Aber wenn die z.B. auf einem Worm (Hard-/ oder Software) liegt, dann ist ja alles klar.
Darüber hinaus ist wichtig, den Vorgang und die Zugriffsrechte etc. der Archivierung zu dokumentieren und ggf. von einem Wirtschaftsprüfer checken zu lassen.

[Uwe Raabe]

Zitat von eddie11:

Ich denke nicht, dass das Medium, auf dem die erste Speicherung erfolgte, wirklich 10 Jahre halten muss. Es muss halt sichergestellt sein, dass alles nach 10 Jahren noch verfügbar ist. Also: Speicherung auf irgendeinem Medium (z.B. Festplatte), regelmäßige Datensicherung und Prüfung ob alles lesbar ist (das ist eh in jedem vernünftigen Rechenzentrum bzw. IT-Abteilung üblich). Wenn ein Medium nicht mehr eingesetzt wird, so wie früher die Disketten, oder wenn eine Festplatte kaputtgeht, dann umkopieren auf neues Medium.

...

Aber wenn die z.B. auf einem Worm (Hard-/ oder Software) liegt, dann ist ja alles klar.

Angenommen, ich speichere die Daten revisionssicher auf einem WORM. Das muss dann sagen wir mal nach 5 Jahren ersetzt werden, da die Lesemöglichkeit in weiteren 5 Jahren nicht sichergestellt werden kann. Wie garantiert man, daß beim Schreiben auf ein anderes WORM-Medium wirklich der originale Inhalt drauf steht? Ich könnte ja zwichen dem Lesen vom alten und Schreiben auf das neue noch manipulieren, oder?

[sh17]

Zitat von eddie11:

Also nur eine "einfache" Datenbank, ohne Versionskontrolle und Lösch-Schutz wirds wohl wirklich nicht tun. Aber wenn die z.B. auf einem Worm (Hard-/ oder Software) liegt, dann ist ja alles klar.
Darüber hinaus ist wichtig, den Vorgang und die Zugriffsrechte etc. der Archivierung zu dokumentieren und ggf. von einem Wirtschaftsprüfer checken zu lassen.

Und wie könnte der aussehen? Abgesehen von irgend welchen Triggern oder Table-Restriktionen, die ein Löschen verhindern, kann man doch mit mit jedem beliebigen DB-Admin-Tool das ganze von Hand manipulieren. Und das soll ja nun gerade nicht möglich sein. Oder ist ein so hoher Schutz gar nicht erforderlich nach GoBD?

[eddie11]

Zitat von Uwe Raabe:

Angenommen, ich speichere die Daten revisionssicher auf einem WORM. Das muss dann sagen wir mal nach 5 Jahren ersetzt werden, da die Lesemöglichkeit in weiteren 5 Jahren nicht sichergestellt werden kann. Wie garantiert man, daß beim Schreiben auf ein anderes WORM-Medium wirklich der originale Inhalt drauf steht? Ich könnte ja zwichen dem Lesen vom alten und Schreiben auf das neue noch manipulieren, oder?

Hmm, grundsätzlich hast Du da recht, da fällt mir auch keine Antwort ein. Ich denke, dass dieser Fall dann ordnungsgemäß dokumentiert werden müsste.

[eddie11]

Zitat von sh17:

Und wie könnte der aussehen? Abgesehen von irgend welchen Triggern oder Table-Restriktionen, die ein Löschen verhindern, kann man doch mit mit jedem beliebigen DB-Admin-Tool das ganze von Hand manipulieren. Und das soll ja nun gerade nicht möglich sein. Oder ist ein so hoher Schutz gar nicht erforderlich nach GoBD?

So einfach dann auch nicht. Es muss sichergestellt sein, dass auch mit Admin-Tools und Admin-Rechten keine Veränderung möglich ist.