Infos aller Art sammeln, aber wie?

[zeras]

Hallo,

ich stelle mir ein Programm vor, mit dem man viele verschiedene Objekte archivieren und katalogisieren kann. Hintergrund ist, dass sich bei mir Objekte verschiedenster Art sammeln und ich diese irgendwie verwalten muss. Dazu gehören Emails (Outlook), Exceltabellen, Worddokumente, eingescannte Dokumente etc.
Eine Idee wäre, ein Programm zu haben, mit welchem man mit Drag&Drop beispielsweise Emails ablegen kann. Dann kommt ein Fenster, wo ich noch weitere Infos dazu schreiben kann. Auch bei Excel- und Worddokumenten sollte das auch so gehen. Bei Emails wäre es dann noch gut, wenn man aus Outlook die Antworten filtern kann, die zwischenzeitlich zurückgekommen sind auf Anfragen von mir. In den Daten sollte man dann auch suchen können.
Gibt es vielleicht schon fertige Programme von MS oder anderen Anbietern oder hat vielleicht schon jemand so etwas in der Schublade oder oder oder?

[s.h.a.r.k]

Allgemein fällt sowas doch unter Dokumentenmanagementsystem. Habe mich damit noch nicht beschäftigt, kann dir daher nur die Punkte Freie Software und Kommerzielle Software empfehlen. Als Startpunkt für weitere Suchen sicherlich ein Anhaltspunkt.

PS: Für eMails kenne ich MailStore.

[zeras]

Zitat von s.h.a.r.k:

Allgemein fällt sowas doch unter Dokumentenmanagementsystem. Habe mich damit noch nicht beschäftigt, kann dir daher nur die Punkte Freie Software und Kommerzielle Software empfehlen. Als Startpunkt für weitere Suchen sicherlich ein Anhaltspunkt.

PS: Für eMails kenne ich MailStore.

Danke, das werde ich mir demnächst mal anschauen. Es sind ja einige Programme, die dan angeboten werden. Eigentlich müßte sich ja unsere Firma drum kümmern

[Sir Rufo]

Mein Tipp ELO Elektronischer Leitz Ordner

ELOprofessional ELOoffice

[Valle]

Muss es denn so kompliziert sein?

Für meine E-Mails habe ich ein strukturiertes Ordner-System auf dem IMAP-Server. Alles was irgendwie mal noch von Bedeutung sein könnte (Speicher kostet ja fast nix) wird einfach dort reingezogen. Die E-Mails liegen auf dem Server, im RAID, und es wird regelmäßig ein Backup davon erstellt. Text- und Tabellen-Dokumente liegen auf meinem lokalen RAID in einem gesonderten Ordner für Dokumente. Darin wiederum befinden sich Ordner wie "Schule", "Studium", "Verträge" usw. Dort wo sich die Dokumente befinden, liegen auch andere Daten, geordnet nach Typ. Beispiele wären Musik, Filme, Fotos, Spiele, VMs, Projekte. Alles im RAID, alles geordnet. Und dank Samba und NFS sind die Daten im ganzen Haus und per VPN auf der ganzen Welt erreichbar. Was fehlt dir jetzt?

Liebe Grüße,
Valentin

[Luckie]

Ich habe mir auch lange Gedanken gemacht darüber gemacht. Mir war es wichtig nicht von einem System abhängig zu sein. Deswegen habe ich mir einfache einen PDF-Drucker installiert. Und alle Dokumente die wichtig sind werde als PDF eingescannt oder als PDF gedruckt und in einer Ordnerstruktur abgelegt. Die ich immer noch ein Backup auf meinen Webspace schiebe, kann ich die Dokumente auch zur Not von überall lesen.

[s.h.a.r.k]

Naja, das was ihr da betreibt ist halt nur einen Ein-Personen-Betrieb ausgelegt. Allein schon die Tag-Unterstützung bei Dokumentenmanagementsystemen ist schon ein erheblicher Vorteil. Ja, jetzt könnte man sagen, dass man wieder eine entsprechende Suche, à la Windows Suche, nachrüsten könnte, aber sowas integriert sich nicht wirklich all zu toll. Für einfache Dinge reicht diese Basis natürlich voll aus, aber nicht wenn es mal komplexer wird, und vor allem nicht, wenn mal viele Personen auf die Daten zugreifen sollen. Ich habe da schon viel zu viel Wirrwarr gesehen, als dass ich ein reines Ordnermanagement gut heißen könnte...

Noch ein Vorteil, der mir einfällt: ein (gutes) DMS speichert von einem Dokument nur ein einziges Exemplar. Kopiert ein User dieses Dokument in seinen "Userspace", so wird nur eine Referenz auf das Dokument erzeugt, nicht aber das Dokument verdoppelt.

[Valle]

Zitat von s.h.a.r.k:

[...] Ein-Personen-Betrieb ausgelegt. [...]

Ach so. Das ist das Argument wonach ich suchte.

Sowas brauche ich nicht. Die wenigen Daten (wobei das physikalisch gesehen eigentlich die meisten sind ), auf die mehrere Leute zugreifen, müssen nicht weiter besonders behandelt werden. Bei Fotos und Videos kommen wir uns nicht in die Quere. Zumal hier ja nur lesend zugegriffen wird oder neue hinzugefügt werden.

Liebe Grüße,
Valentin

[Sir Rufo]

Zitat von s.h.a.r.k:

Naja, das was ihr da betreibt ist halt nur einen Ein-Personen-Betrieb ausgelegt.

Weiter fallen mir auch noch Schlagwörter ein wie Archivierung (Finanzamt-tauglich), Volltextsuche (auch in gescannten Belegen), interne Berechtigungsstufen, Automatische Verschlagwortung und Ablage (auch von gescannten Belegen), Web-Interface, Selbsttragende Archiv-Auszüge, WorkFlows, etc.

[Luckie]

OK, bei mir ist das rein privat. Für einen Betrieb ist das natürlich nicht brauchbar.