Tabellenaufbau Auftragsverwaltung praktischer Tipp

**p80286**

Zitat:

Da hab ich so meine praktischen Zweifel. Wenn man Benutzer nicht dazu zwingt bestimmte Informationen zu erfassen, dann "steht das doch da, das ist doch damit gemeint"

Widerspricht sich das wirklich?

Leider ja!

Zitat von JohannesK:

Anders ist doch die Situation wenn geringfügige Anpassungen an einem beschreibenden Text vorgenommen werden. Wird bei kleinen Textanpassungen jedesmal ein neuer Artikel eröffnet, ufert das System aus und die Anwenderakzeptanz sinkt.

Wenn "geringfügige" Anpassungen notwendig sind, stimmt etwas mit der Grundstruktur nicht.
Neben der Diziplin der Anwender, die Vorraussetzung für die ordentliche Datenerfassung ist, darfst Du auch nicht vergessen, daß die unter Windows im allg eingesetzten Fonts es leicht machen, zwei Leerzeichen für eines zu halten usw.. Wer Da nicht mit Arial Monospace oder Courier vorbeugt, hat eigentlich schon gleich verloren.
Wenn Freitext, dann unbedingt in ein Kommentarfeld.
(Und diese sind "natürlich" nicht recherchierbar)

Gruß
K-H

**JohannesK**

Zitat:

Wenn Freitext, dann unbedingt in ein Kommentarfeld.

Ich denke wir sind nicht wirklich unterschiedlicher Meinung. Alle Kriterien nach denen gefiltert, gesucht, indiziert oder ausgewertet wird dürfen natürlich keinen Freitext enthalten. Die grundlegende Artikel(oder Dienstleistungs-)definition gehört in den Artikel.

Ich mache mal ein banales Beispiel:
Artikel "DL-IMP-1234"; "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei"; Einheit: Stück;
Grundtext:
"Import von 4 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon"

Jetzt wird eine Dienstleistung erbracht bei der 5 Spalten importiert werden und der Preis geringfügig anders ist. Rechtfertigt das einen neuen Artikel oder steht im Auftragstext (und nur im konkreten Auftrag) einfach
"Import von 5 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon" ?

Artikelnummer "DL-IMP-1234" und Artikelbezeichnung "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei" ändern nicht, nur der ergänzende, beschreibende Text.

Das meine ich mit geringfügigen, auftragsbezogenen Anpassungen. Wenn der gleiche Artikel verwendet wird für z.B. einen Export einer csv stimmt wirklich was mit der Struktur nicht.

Hier sind natürlich betriebliche Vorgaben nötig, wie und wann ein eigenständiger Artikel definiert wird. Die Software muss sich dem durch editierbare oder eben nicht editierbare Felder anpassen können - von strikt bis eher leger.
Die Verantwortung für den Grad der Flexibilität liegt bei der Geschäftsleitung des Anwenders und nicht bei der Software. Diese hat aber möglich Nachteile fehlender Strukturen klar zu benennen.

Gruss,
JK

**Jumpy**

Was Artikel, Dienstleistung usw. in einer Tabelle angeht. Es hindert einen ja nichts daran, dieser Tabelle ein weiteres Feld "Kategorie" oder so mitzugeben, bei dem dann eingstellt wird, um was es sich handelt. Im Gebrauch ist es doch eh so, das man eine Position angeben möchte und sich zunächst über Kategorien o.ä. zum Gewünschten hangelt, wobei jede Auswahl die Ergebnisse einschränkt, so dass man schnell dahinkommt wohin man möchte.

Eine Alternative zum Abändern von Standardtexten könnten abschließende Kommentare sein, ähnl. wie Fußnoten, z.B. "Zu Position 3: Abweichend wird ein 2m langes Kabel mitgeliefert."

Sonderfälle sind dann immer so eine Sache. p80286 zufolge, kann man alles (alle Workflows z.B.) so aufspalten, das man auch vermeintliche Sonderfälle daraus zusammenbauen kann. Das erfordert sehr viel Vorarbeit und Analyse dessen was man denn in der Praxis so macht und ist für kleine Firmen, wo mal eben für eine Sonderleistung ein Preis geschätzt wird, sicher aufwendig. Umgekehrt ist es natürlich auch Aufwendig, jedes mal einen neuen Sondertext zu verfassen, so dass sich der Aufwand schon irgendwann lohnt.

Am praktischsten ist daher der goldene Mittelweg wie von JohannesK: Soviel standardisieren wie möglich, und so wenig individuelle Abweichungen wie möglich.

**p80286**

Zitat von JohannesK;1104832Ich mache mal ein banales Beispiel:
Artikel "DL-IMP-1234"; "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei"; Einheit: Stück;
Grundtext:
"Import von 4 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon"

Jetzt wird eine Dienstleistung erbracht bei der 5 Spalten importiert werden und der Preis geringfügig anders ist. Rechtfertigt das einen neuen Artikel oder steht im Auftragstext (und [B:

nur[/B] im konkreten Auftrag) einfach
"Import von 5 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon" ?

Artikelnummer "DL-IMP-1234" und Artikelbezeichnung "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei" ändern nicht, nur der ergänzende, beschreibende Text.

Auch wenn es übertrieben erscheint, die 4 oder 5 sollten in einem Feld "Anzahl" gespeichert werden.
Denn spätestens wenn solche Aufträge zu Dutzenden kommen will niemand mehr jeden Text lesen, sondern die Daten "Maschinengerecht" vorliegen haben.

Ansonsten eine Geschäftsführung muß ja auch eine Daseinsberechtigung haben

Gruß
K-H

Edith:

Zitat:

Was Artikel, Dienstleistung usw. in einer Tabelle angeht. Es hindert einen ja nichts daran, dieser Tabelle ein weiteres Feld "Kategorie" oder so mitzugeben, bei dem dann eingstellt wird, um was es sich handelt.

Sobald unterschiedliche Bezugsgrößen (Stunden/Anzahl) ins Spiel kommen, könnte das schief gehen! GGf kann man spezifische Bezugsgrößen ja auch in eine weitere Tabelle auslagern.

**JohannesK**

Ich denke so eine Lösung schafft mehr Unübersichtlichkeit als Ordnung. Im Beispiel wurde ja die Dienstleistung nicht 4- oder 5-mal verkauft sondern nur einmal mit geringfügig anderer Ausgestaltung.
Wird z.B. ausgewertet über die Anzahl der verkauften Artikel, gibt das eine falsche Aussage - im Beispiel wären dann 9 Schnittstellen verkauft worden und nicht 2.

Bei materiellen Gütern funktioniert es natürlich, aber Dienstleistungen lassen sich nicht in einem gleich starren System behandeln.

Gruss

**p80286**

Zitat von JohannesK:

Wird z.B. ausgewertet über die Anzahl der verkauften Artikel, gibt das eine falsche Aussage - im Beispiel wären dann 9 Schnittstellen verkauft worden und nicht 2.

Da hast Du recht, weil in diesem Fall das "Volumen" der Dienstleistung beschrieben wurde und nicht die "Anzahl" der Dienstleistungen.

Ein Grund mehr, sich genau zu überlegen welche Daten erfassungswürdig sind.
Wenn ein Feld je nach Kathegorie/Gruppe anders interpretiert wird, ist das Sparsamkeit am falschen Platz.

Gruß
K-H

**Hansa**

Zitat von AMaurer:

Ihr vermischt also auch Stück und Stunden.

Deshalb geht man ja auch hin und spendiert jedem Artikel eine Stückbezeichnung. Also "Stück", "St.", "kg".

Die Preise haben nichts mit den Artikeln direkt zu tun, deshalb gehören sie in separate Tabelle. Leistungsbeschreibungen gehören weder zum Artikel, noch zu der Rechnung an sich. Das muss verknüpft werden mit der Rechnungsposition. Auch hier gilt Verknüpfung Text -> Rechnungspos. über ID der Rechnungspos.und Texte kommen natürlich auch in eigene Table. Da nicht jede Rechnungspos. einen Text erfordert, würde ich hingehen und die infrage kommenden Artikel mit einem boolschen Feld "Diverser" kennzeichnen. Das dann per Checkbox auswerten. Angehakt -> bei Auftrags/Rechnungsschreibung klappt Memo etc. auf und man kann Text eingeben, oder eben nur die Menge.

Alles andere ist zu unflexibel. Das wird von den Usern nicht akzeptiert. Die sind erfinderischer, als man denkt!

**JohannesK**

Hansa bringt es im wesentlichen auf den Punkt.

Zitat von Hansa:

Die Preise haben nichts mit den Artikeln direkt zu tun, deshalb gehören sie in separate Tabelle. Leistungsbeschreibungen gehören weder zum Artikel, noch zu der Rechnung an sich. Das muss verknüpft werden mit der Rechnungsposition.

Preise (=Grundpreise/Einheit) haben natürlich mit den Artikeln zu tun, sonst müsste man sie nicht verwalten, gehören aber in sep. Tabelle und müssen in der Rechnungspos. editierbar sein.

Zitat von Hansa:

Da nicht jede Rechnungspos. einen Text erfordert, würde ich hingehen und die infrage kommenden Artikel mit einem boolschen Feld "Diverser" kennzeichnen. Das dann per Checkbox auswerten. Angehakt -> bei Auftrags/Rechnungsschreibung klappt Memo etc. auf und man kann Text eingeben, oder eben nur die Menge.

Noch einfacher: wenn nichts drin steht wird auch nichts gedruckt -> Standardfall
Wenn Zusatzinfos nötig - editieren und drucken
Menge / Anzahl braucht es in jedem Fall, egal ob Ergänzungstext oder nicht, wegen Menge*Einzelpreis = Gesamtpreis

**Hansa**

Zitat von JohannesK:

Preise (=Grundpreise/Einheit) haben natürlich mit den Artikeln zu tun, sonst müsste man sie nicht verwalten, gehören aber in sep. Tabelle und müssen in der Rechnungspos. editierbar sein.

Noch einfacher: wenn nichts drin steht wird auch nichts gedruckt -> Standardfall

Stimmt, aber nur zum Teil. Der Preis kann, muss aber nicht editierbar sein ! Das kommt eben drauf an. Nehmen wir mal Salatgurken, da wird sich der Preis momentan wohl stündlich ändern.

Da macht das eventuell Sinn, tatsächlich den Preis grundsätzlich editierbar zu machen. Normalerweise ist das aber eher Unsinn und führt zu unnötigen Fehlern. Womöglich kommt noch einer und behauptet, Dein Programm würde falsch rechnen. Den Preis hätte er nämlich nicht manuell verändert.

Wahrscheinlich läufts sogar so, dass bei völliger Preisfreigabe (eventuell sogar mit zwangsweiser Bestätigung des Preisfeldes, d.h. man landet da sowieso drin), dass die das gnadenlos ausnutzen. D.h. jeder kriegt anderen Preis. Normalerweise gibt das Ärger. Deshalb "Diverser". Ist das true, dann ab ins Preisfeld, sonst nicht. Wie gesagt, bei Tagespreisen eventuell andere Standardvorgabe.

Die Findigkeit der User ist echt entsetzlich.

Vor Ort gucke ich mir die Artikel an. Und da war einer der hiess ".". Ich hatte gefragt, ob ich den löschen solle, das wäre ja wohl ein Fehler. Aber Denkste! Es hiess "Finger weg ! Der wird gebraucht, damit man da was hinschreiben kann". Jo, Programm verlangt Artikel-Bezeichnung.

Ach ja, den Artkel gabs auch schon : __________________________

**JohannesK**

Zitat von Hansa:

Da macht das eventuell Sinn, tatsächlich den Preis grundsätzlich editierbar zu machen. Normalerweise ist das aber eher Unsinn und führt zu unnötigen Fehlern. Womöglich kommt noch einer und behauptet, Dein Programm würde falsch rechnen. Den Preis hätte er nämlich nicht manuell verändert.

Ist sicher etwas das über Berechtigungen und eine Logdatei gelöst werden kann: wenn geändert -> INSERT in Logtabelle. Stammdaten bleiben ja unverändert.

Zitat von Hansa:

D.h. jeder kriegt anderen Preis. Normalerweise gibt das Ärger.

Wenn ein Laden so organisiert ist, braucht der eigentlich gar keine Datenbank, dann reicht Word.

Zitat von Hansa:

Die Findigkeit der User ist echt entsetzlich. Vor Ort gucke ich mir die Artikel an. Und da war einer der hiess ".". Ich hatte gefragt, ob ich den löschen solle, das wäre ja wohl ein Fehler. Aber Denkste! Es hiess "Finger weg ! Der wird gebraucht, damit man da was hinschreiben kann". Jo, Programm verlangt Artikel-Bezeichnung.

Jaja, kommt mir alles sehr bekannt vor

. Wobei Artikelbezeichnungen aber eindeutig nur in den Stammdaten geändert werden dürften.