Also mich müsste man schon noch davon überzeugen, dass diese Vorgehensweise später für die Anwender überhaupt sinnvoll ist, bevor ich mir über die Umsetzung Gedanken mache.
Mal davon abgesehen, wäre eine sekündliche Abfrage der Datenbank kaum die richtige Lösung. Entweder man lässt sich von der Datenbank über Änderungen informieren (z.B. bei Interbase mit Events) oder schaltet einen Message-Broker dazwischen. Das bedingt dann aber natürlich einen weiteren Server bzw. Dienst wie Redis, RabbitMQ oder ähnliches. Oder man verbindet gar nicht direkt mit der Datenbank sondern setzt einen Server-Dienst mit Delphi auf (Rest mit JSON-Daten) und integriert hier ein Realtime-Messaging für alle aktiven Anwender z.B. über Websockets.
Das kann ja auch ganz spannend werden bei der Umsetzung, aber wenn man jetzt dem Kunden vorrechnet, dass die Lösung deutlich aufwendiger und damit teurer wird als das gezielte Zuweisen der Datensätze an die Anwender, wird es vielleicht doch die einfachere Lösung