Dokumente Digital archivieren, reicht das?

[Kidix]

Hätte mal ne kurze Frage an euch...

Jede Woche bekommt man unzählige Briefe, darunter Rechnungen, Bestätigungen etc.
Würde es ausreichen diese Dokumente zu scannen und dann digital aufzubewahren, oder reicht ein digital vorhandenes Dokument für einen eventuellen Rechtsstreit, z.B. bei einer Kündigungsbestätigung oder Rechnung später nicht?

Ich würde nämlich gerne meine Dokumentenflut ein wenig eingrenzen.

Kidix

[mkinzler]

Es gibt sogenannte "revisionssichere" Archivsysteme. Diese stellen sicher das archivierte Dokumente nachträglich nicht gelscht oder verändert werden konnen, bzw. das die Änderungen versioniert werden. Aber über dieses Thema streiten sich sogra die Experten

[idefix2]

Also im Zweifelsfall würde ich das Origianl auf papier immer noch als sicherer einstufen. Im privaten Bereich fällt ja normalerweise nicht SO eine Flut an Dokumenten an, die wichtigsten Dinge sollten doch in zwei oder drei Ordner passen?

[haentschman]

Hallo...

mkinzler hat das schon richtig erfaßt... die Fälschungssicherheit steht im Vordergrund. Da gibt es reichlich Info´s im Netz zu digitaler Archivierung. Bei der digitalen Archivierung ist das Backupthema nicht zu verachten. Für mich persönlich ist eine Ablage in einem externen Rechenzentrum Pflicht. Denn dort sollten sie sich mit Backups und Hardwareausfällen eigentlich auskennen.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ich erledige meine Buchhaltung mit einer Software die elektronisch archivieren darf. Die Belege werden einfach gescannt. Auf der Platte ist das zwar ein PDF aber mit dem Reader nicht anzeigbar. Die Originalbelege dürfte ich eigentlich vernichten. Empfehlung ist aber das ganze unsortiert aufzuheben. Danach werden die gesamten neuen Belege ins Rechenzentrum übertragen.

...so meine Gedanken dazu.

[mkinzler]

Es kommt auch darauf an, um was für Beeleg es sich handelt und für welchen Zweck.

[Kidix]

Also, da es nur für mich privat ist werde ich das jetzt die folgt machen.

Ich werde mir ne Software schreiben die all meine Briefe einscannt und und auf meiner Festplatte archiviert.
Die Originalen werde ich dann einfach in einen Karton schmeißen...Wenn irgendwas sein sollte kann ich die dann immer noch raus suchen. Zusätzlich werde ich die digital archivierten Dokumente mit einem externen Speicher synchronisieren.

Das Problem ist halt, dass ich momentan in einer WG wohne und wirklich ziemlich wenig Platz habe...da ist jeder Ordner zu viel.
Den Karton kann ich ja im Keller verstauen...(Klar, die Ordner auch...)

Gruß

Kidix

[himitsu]

Am besten die Dokumente noch Nummerieren, also in der Reihenfolge, wie sie i Ordner landen.
Dann brauchst im PC nur noch die Nummer raussuchen und könntest schneller was finden (solange keiner den Karton durchmixt)

[Matze]

Hallo Kidix,

in der DP hat Dr. MAD ein ähnliches Programm vorgestellt. Vielleicht ist das für dich geeignet bzw. kannst es dir anpassen (um Arbeit zu sparen).