Ein professionelles Projekt braucht immer ein professionelles Projektmanagement + die Frage ist, wer das übernimmt. Da geht es ja auch um Budgets (Steuergeld!) und Manpower. Das will schon gut geplant sein. Auf ein "mach mal und schauen wir dann" würd ich mich nicht einlassen.
Was glaubst Du, wie viele in der öffentlichen Verwaltung (aber natürlich auch in Unternehmen) eingesetzte Programme entstanden sind? Da wurde kein offizielles Projekt durchgeführt, da hat ein engagierter Mitarbeiter was zusammengebastelt. Das stellte sich dann als gut genug oder zumindest besser als die bisherigen Lösungen heraus und wurde eingesetzt. Wenn man Glück hatte, hat rechtzeitig jemand daran gedacht, den Sourcecode zu sichern.
Das muss noch nicht einmal ein echtes Prgramm sein, ein komplexes Excel-Dokument mit ein paar Makros oder eine
Access-Datenbank mit ein paar Formularen tut es schon.
Die Leute, die diese Tools entwickelt haben, gehen jetzt so allmählich in Rente und langsam macht sich Panik breit. An sowas sind schon Firmen Pleite gegangen.