Hab' sowas mal erlebt vor einigen Jahren:
Client schreibt per TaskPlaner konfiguriert alle 20 Minuten eine Datei in ein Verzeichnis auf einen Server.
Server liest per TaskPlaner alle 30 Minuten diese Verzeichnis aus, verarbeitet die dort gefundenen Dateien und verschiebt sie dann in ein Archiv.
Dabei konnte es passieren, dass der Server eine Datei liest, verarbeitet und verschiebt, während der Client sie noch schreibt.
Das kann auf Dauer nicht gut gehen und führt halt sporadisch zu Fehlern.
(Achso: Die Entwickler der beiden Programme hatten sie so geschrieben, dass sie Fehler großzügig ignorierten
)
Eventuell eine ähnliche Konstellation beim Kunden?
Oder, sofern die Dateien ins "Netz" geschrieben werden sollten: Eventuell eine etwas "hakelige" Netzverbindung, die sporadisch mal (kurzfristig) unterbrochen wird?
Was steht bei Dir im Create des TFileStream für Mode?
Eventuell mal mit den möglichen Kombinationen "rumexperimentieren".
z. B.:
tFileStream('dateiname',fmCreate or fmShareExclusive);