Also ich bin im Großhandel tätig, wir sind Mittelständler und über einen Einkaufsverband organisiert, der ungefähr 500 Mitglieder hat und wo
alles sehr straff organisiert ist und auch darauf geachtet wird, dass alles gesetzeskonform vonstatten geht, denn so Vorstände möchten ja
auch kein Risiko eingehen.
Wir bekommen alle Dokumente per Schnittstelle im
ASCII-Format,
XML etc..(die Daten) dazu jeweils Belege im PDF-Format (Rechnungen)
Lieferscheine Ein- und Ausgang scannen wir ein, auch im PDF, damit Unterschriften und händische Einträge auch vorhanden sind.
Lohnbuchhaltung machen wir per Lexware..Da ist auch alles im PDF-Format.
Das wichtigste ist eben dann die Datensicherung
Alle Belege vernichten wir nach dem Scanner, außer Eingangsrechnungen. Da hat uns mal ein Steuerberater geraten, die in Papierform aufzubewahren
um evtl. Diskussionen wegen dem Vorsteuer-Abzug mit dem Finanzamt aus dem Weg zu gehen.
Wir machen das seit einigen Jahren so, mittlerweile gabs auch einige Routine-Prüfungen vom Finanzamt..Es gab darüber niemals Beanstandungen.
Es wurde ja auch in den letzten Jahren gesetzlich gelockert, dass PDF-Dateien anerkannt werden, eine zeitlang war das wohl nur mit elektronischer
Signatur der Fall, das ist soweit ich weiß, entfallen..
Man sollte Bedenken, dass auch das Finanzamt grossen Wert darauf legt, dass sie alles elektronisch bekommen, also müssen sie es auch uns
ermöglichen.
Davon unberührt sind natürlich solche Sachen wie, GOB, dass z.B. Stornobuchen erkennbar sein müssen etc. Nummernkreise vollständig sein müssen etc.
das übliche halt.