Ich würde Rollen anlegen, denen Personen zugeordnet werden können.
Das bedeutet, dass für jeden Standardfall (Projekte, Angebote, Ausschreibungen, Kundenaufträge, Lieferaufträge etc.) eine Rolle angelegt werden muss. Jedem Dokument, das neu im DMS aufgenommen wird, muss eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden und zwar vom Eigentümer (Ersteller) des Dokuments. Ggf. kann man sogar darüber nachdenken, dass der Eigentümer Rollen für spezielle Fälle anlegen kann...
Auf jeden Fall ist jetzt die Suche nach einem Dokument auf die Dokumente eingeschränkt, die einer oder mehrerer Rollen zugewiesen sind.
Ich stelle es mir sehr schwierig und sehr Zeitraubend vor, bei der Suche nach Dokumenten ALLE Verzeichnisse zu durchwühlen, für die der Suchende Berechtigungen hat.
Einen Tod muss man immer sterben, aber ein Rollen-System ist relativ einfach zu implementieren, der Pflegeaufwand für Standardrollen relativ gering und die Last hat eigentlich der Eigentümer des Dokuments. Nur die Personalfluktuation stellt noch ein klein wenig Verwaltungsaufwand dar (neue Mitarbeiter aufnehmen, ausgeschiedene Mitarbeiter kennzeichnen).
Grüße
Mikhal
Hallo mikhal,
so ist es aktuell. Jedem Dokument werden die Mitarbeiter zugeordnet, die das Dokument sehen, downloaden oder bearbeiten können. Das hat sich aber für sehr schwierig und zeitraubend erwiesen. Niemand hatte mehr Lust die Dokumente einzuchecken, da es viel zu viel Arbeit war immer die Benutzerrechte zu hinterlegen. Rollen, oder wie ich es nenne, Gruppen, machen das ganze etwas einfacher, das stimmt. Aber auch die aktuelle Art der Ablage der Dokumente erwies sich als nicht wirklich gut.
Es soll später möglich sein, die Dokumente auf einen Ordner zu ziehen (aus dem Windows Explorer) und sich dann um nichts weiteres mehr kümmern zu müssen. Die Rechte des neuen Dokuments werden vom übergeordneten Ordner geerbt und das war es. Wenn dann spezielle Rechte gesetzt werden sollen, dann muss der User das eben machen, das ist klar.
Für die Suche der Dokumente gibt es ja immer noch die Eingabe von Schlagwörtern. Somit werden entweder alle Dokumente untereinander aufgelistet, oder aber man klickt sich durch die entsprechenden Ordner und erhält nur noch die Dokumente, die etwas mit dem Schlagwort zu tun haben.