Hallo Marco,
irgendwie werde ich das Gefühl nicht los, dass Ihr in Eurem Unternehmen eher ein Problem mit dem Thema "Knowledge-Management" habt und Ihr das Problem von einer ganz anderen Seite angehen solltet, nämlich Eure Informationen zu konsolidieren und an einem geeigneten Platz mit geeigneten Medien abzulegen (Dokus, EIN Forum, evtl. Videoanleitungen, etc.).
Das was Du beschreibst kommt mir SEHR bekannt vor, aber gottseidank haben wir hier in unserem Unternehmen so ein "Chaos" einigermaßen überwunden
Das beduete sicher Arbeit und Changemanagement aber es ist, meiner Meinung nach, sehr viel sinnvoller, zielführender und vor allem zukunftssicherer.
Grüß Peter