Mein Vorschlag für eine skalierbare Lösung wäre ein Raspberry als Server und alle weiteren als Clients.
Der Server benötigt dann
MySQL, Apache und PHP. Die Clients bekommen eine kleine Anwendung per Freepascal drauf und senden die Daten an den Server. Der kümmert sich dann auch um das Versenden der Mails, etc.
Kaum macht man's richtig - schon funktioniert's
Zertifikat: Sir Rufo (Fingerprint: ea 0a 4c 14 0d b6 3a a4 c1 c5 b9
dc 90 9d f0 e9 de 13 da 60)