Zunächst solltest Du nicht glauben, daß nur eine Person exklusiven Zugriff auf die Daten hat. Zumindestens der lesende Zugriff sollte von mehreren Arbeitsplätzen möglich sein.
Ob JSON,
XML ASCCIdelimited oder was auch immer ist Geschmackssache. Allerdings solltest Du den evtl. Verwaltungsaufwand nicht ausser Acht lassen. Darum solltest Du ein
DBMS nicht von vorneherein ausschließen.
Die Routenverwaltung halte ich für den eigentlichen Kern Deines Programms um z.B. Doppelfahrten auszuschließen.
Gruß
K-H