Vorschlag:
Nutze einen Bugtracker / Projekt-Manager wie z.B.
Mantis oder
Redmine, da kann man auch Versionsnummern deiner Projekte mit Kommentaren verschiedener Nutzer einpflegen, und das Ganze ziemlich komfortabel.
Haben wir hier auch schon öfters benutzt.
Aber:
Auch wenn du das vorhin ausgeschlossen hast, Versionskontroll-Systeme sind ja eigentlich genau für so etwas da.
Für deinen Fall probier doch auch mal ein VCS auch, das mit lokalen Repositories arbeiten kann. Bazaar, Git, etc.