Da empfehle ich ELOprofessional
Workflow, automatische Ablage nach Schlüsselfeldern, Belegerkennung, Volltextsuche in gescannten Dokumenten, programmierbar (intern, extern), Archiv-Export auf CD/DVD mit Zugriffssoftware zum Lesen, ActiveDirectory, ...
Irgendwie alles ausser Kaffeekochen
Zum Scannen der Eingangspost aber bitte keinen Mickey-Mouse-Scanner, das schafft nur Frust.
Am besten ein großes Multifunktionsgerät (z.B. Minolta C220 und größer), der schafft wenigstens was weg.
Für die vorhandenen Belege kann man auch einen ext. Dienstleister bemühen, die verschlagworten auch wenn gewünscht.